COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL DE LLANTAS S.A.S.
MEDELLÍN-COLOMBIA
Introducción
Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S con NIT. 800.239.064-0, lleva más de 30 años operando en el mercado de la comercialización, importación, exportación y distribución de llantas, aceites, lubricantes, accesorios, productos, materias primas y artículos propios del negocio de las llantas, así como de repuestos de vehículos de todo tipo y el mantenimiento de vehículos.
En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. sabemos que para cumplir con nuestra misión de continuar fortaleciendo nuestro modelo multimarca y multicanal consolidando los negocios complementarios de manera rentable, debemos poner en práctica, todos los días, los valores que hemos definido y que enmarcan nuestra cultura organizacional, actuar con honestidad y regirnos por los principios y disposiciones establecidas en el presente Programa de Transparencia y Ética Empresarial, con base en la identificación de riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional para el relacionamiento de todas las contrapartes entre sí.
Además, se implementa este Programa de acuerdo con lo dispuesto en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, que incorpora la Circular Externa 1000-000011 del 9 de agosto de 2021 y sus circulares modificatorias.
Para efectos de aplicación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:
Activos Totales: Son todos los activos, corrientes y no corrientes, reconocidos en el estado de situación financiera que corresponden a los recursos económicos presentes controlados por la Empresa.
Asociados: Son aquellas personas naturales o jurídicas que han realizado un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero a una sociedad o empresa unipersonal a cambio de cuotas, partes de interés, acciones o cualquier otra forma de participación que contemplen las leyes colombianas.
Auditoría de Cumplimiento: Es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto de la debida implementación y ejecución del Programa De Transparencia Y Ética Empresarial (PTEE).
Conflicto de interés: Es la situación en la cual los intereses personales, directos o indirectos, de cualquier trabajador de la Empresa, o de sus familiares o allegados, están contrapuestos con los intereses de la Empresa, o interfieren con los deberes del trabajador y pueden motivar un desempeño contrario al correcto cumplimiento de sus obligaciones laborales o contractuales.
Canal de Denuncias: Es el sistema de reporte en línea de denuncias sobre actos de Soborno Transnacional, dispuesto por la Superintendencia de Sociedades en su página web.
Contratista: Se refiere, en el contexto de un negocio o transacción, a cualquier tercero que preste servicios a una Empresa o que tenga con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración, uniones temporales o consorcios, o de riesgo compartido con la Empresa.
Contrato Estatal: Corresponde a la definición establecida en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
Corrupción: Serán todas las conductas encaminadas a que una Empresa se beneficie, o busque un beneficio o interés, o sea usada como medio en la comisión de delitos contra la administración pública, el medio ambiente, el orden económico y social, financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada, administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada, los consagrados en la Ley 1474 de 2011, los delitos electorales o cualquier conducta punible relacionada con el patrimonio público, que hubieren sido realizados.
Circular básica jurídica: es la Circular Básica Jurídica No. 100-000005 de 2017 de la Superintendencia de Sociedades, incluyendo sus modificaciones.
Debida diligencia: Alude, en el contexto de este Programa, al proceso de revisión y evaluación constante y periódico que debe realizar a la Entidad Obligada de acuerdo a los Riesgos de Corrupción o Riesgos de Soborno Transnacional a la que se encuentre expuestas. En ningún caso, el término Debida Diligencia que se define en este Programa, se referirá a los procedimientos de debida diligencia que se utilizan en otros sistemas de gestión de riesgos (por ejemplo, lavado de activos y financiamiento del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masivas), cuya realización se rige por normas diferentes.
Ética: Es el conjunto de principios, valores y reglas que hacen posible la formación de los grupos sociales y permiten su subsistencia.
Ética empresarial: Es la forma como una empresa integra sus principios y valores a las estructuras éticas del grupo social en el cual se inscribe, convirtiéndose en un sujeto ético de la sociedad.
Empleado: Es el individuo que se obliga a prestar un servicio personal bajo vinculación laboral o prestación de servicios a una Empresa o a cualquiera de sus Sociedades Subordinadas.
Empresa: Es la sociedad comercial, empresa unipersonal o sucursal de sociedad extranjera supervisada por la Superintendencia de Sociedades, conforme a los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995.
Entidad Obligada: es la Empresa que se encuentra identificada en la normatividad, en el presente caso Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S.
Factores de Riesgo: Son los posibles elementos o causas generadoras del Riesgo Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional(C/ST) para cualquier Entidad Supervisada.
Negocios o Transacciones Internacionales: Por negocio o transacción internacional se entiende, negocios o transacciones de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado.
Matriz de Riesgo: Es la herramienta que le permite a la Empresa identificar los Riesgos de Corrupción o los Riesgos de Soborno Transnacional.
OCDE: Es la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico.
Oficial de Cumplimiento: es la persona natural que debe cumplir con las funciones y obligaciones establecidas en el presente Programa. El mismo individuo podrá, si así lo decide el máximo órgano social de Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. y fuere legalmente posible, asumir funciones en relación con otros sistemas de gestión de riesgo, tal como el relacionado con la prevención del lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
Partes relacionadas: Son aquellas personas, grupos, u organizaciones que tienen un interés en las actividades de la Empresa (clientes, colaboradores, socios, inversionistas, proveedores), porque estas los afectan directa o indirectamente, y a su vez las acciones del grupo pueden tener un efecto en el desarrollo de la Empresa.
Persona Políticamente Expuesta o PEP: Corresponde a la definición establecida en el artículo 2.1.4.2.3. del Decreto 1081 de 2015, modificado por el artículo 2° del Decreto 830 del 26 de julio de 2021.
Se considerarán como Personas Expuestas Políticamente (PEP) los servidores públicos de cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública nacional y territorial, cuando tengan asignadas o delegadas funciones de: expedición de normas o regulaciones, dirección general, formulación de políticas institucionales y adopción de planes, programas y proyectos, manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado, administración de justicia o facultades administrativo sancionatorias, y los particulares que tengan a su cargo la dirección o manejo de recursos en los movimientos o partidos políticos.
Estas funciones podrán ser ejercidas a través de ordenación de gasto, contratación pública, gerencia de proyectos de inversión, pagos, liquidaciones, administración de bienes muebles e inmuebles.
Principios éticos: Son las bases, explícitas o implícitas, sobre las que se estructuran las nociones éticas de la Empresa.
Programa de Transparencia y Ética Empresarial o PTEE: es el documento que recoge la Política de Cumplimiento, los procedimientos específicos a cargo del Oficial de Cumplimiento, encaminados a poner en funcionamiento la Política de Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los Riesgos de Corrupción o los Riesgos de Soborno Transnacional que puedan afectar a Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S , conforme a la Matriz de Riesgo, y demás instrucciones y recomendaciones establecidas en el presente Programa.
Políticas de Cumplimiento: Son las políticas generales que adopta la Empresa para llevar a cabo sus negocios y operaciones de manera ética, transparente y honesta; y esté en condiciones de identificar, detectar, prevenir y atenuar los Riesgos de Corrupción o Riesgos de Soborno Transnacional.
Recurso Económico: Es el derecho que tiene el potencial de producir beneficios económicos.
Riesgos C/ST: Es el Riesgo de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional.
Riesgos de Corrupción: Es la posibilidad de que, por acción u omisión, se desvíen los propósitos de la administración pública o se afecte el patrimonio público hacia un beneficio privado.
Riesgos de Soborno Transnacional o Riesgo ST: Es la posibilidad de que una persona jurídica, directa o indirectamente dé, ofrezca o prometa a un Servidor Público Extranjero sumas de dinero, objetos de valor pecuniario o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un Negocio o Transacción Internacional.
Servidor Público Extranjero: es lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 2° de la Ley 1778 de 2016.
Sociedad Subordinada: Tiene el alcance previsto en el artículo 260 del Código de Comercio.
Soborno Transnacional o ST: es la conducta establecida en el artículo 2º de la Ley 1778 de 2016.
Sociedad Vigilada: Es la sociedad, empresa unipersonal y sucursal de sociedad extranjera, sometida a vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, en los términos previstos en el artículo 84 de la Ley 222 de 1995.
C/ST: Sigla que hace referencia a los riesgos de corrupción y/o de soborno transnacional.
Objetivos
Consideraciones generales del Programa de Transparencia y Ética Empresarial
Ámbito de aplicación
Nuestro propósito superior
“Para quienes poseen un vehículo y para todos nuestros clientes, nosotros somos la marca que acompaña su camino, y que cuida cada detalle con alta responsabilidad, para que ellos y sus negocios rueden tranquilos.”
Objetivos
Principios
En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S promovemos relaciones sólidas y de mutuo beneficio con todas las partes interesadas, cumpliendo los estándares de calidad acordados con nuestros clientes superando sus expectativas, en busca de garantizar una rentabilidad justa y razonable para los accionistas, mejorando continuamente los procesos que conforman el sistema de gestión, manteniendo personal competente, un clima laboral adecuado y estándares de seguridad y salud en el trabajo eficaces, todo dentro de la normatividad legal vigente aplicable a nuestro objeto social.
Conforme a lo anterior, las acciones estarán basadas en los siguientes principios fundamentales:
Valores
Principios y derechos fundamentales en el trabajo
En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S reconocemos el derecho al trabajo, por ello acatamos y cumplimos las disposiciones legales establecidas para su protección, contribuyendo al bienestar y la dignidad de todas las personas que incorporan la empresa.
Lo anterior, en aras de continuar creando un entorno laboral digno y seguro, donde se potencialice su desarrollo profesional y sean valorados por su talento y esfuerzo, los cuales son factores esenciales para construir un ser humano integral y a su vez una sociedad próspera.
Se considera que las siguientes conductas van en contravía del Programa de Transparencia y Ética Empresarial:
Corrupción
La comisión de delitos contra la administración pública, el medio ambiente, el orden económico y social, financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada, administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada, los consagrados en la Ley 1474 de 2011, los delitos electorales o cualquier conducta punible relacionada con el patrimonio público.
Como parte del presente programa, se entiende que existe responsabilidad jurídica de la Compañía de acuerdo con lo establecido en el artículo 1 de la Ley 2195 de 2022:
“Artículo 2. Responsabilidad administrativa sancionatoria contra personas jurídicas y sucursales de sociedades extranjeras. Independientemente de las responsabilidades penales individuales a que hubiere lugar y las medidas contempladas en el Artículo 91 de la Ley 906 de 2004, se aplicara un régimen de responsabilidad administrativa sancionatoria a las personas jurídicas, sucursales de sociedades extranjeras, a las personas jurídicas que integren uniones temporales o consorcios, a las empresas industriales y comerciales del Estado y empresas de economía mixta y a las entidades sin ánimo de lucro, domiciliadas en Colombia, cuando se den los siguientes supuestos:
“(i) Exista sentencia penal condenatoria ejecutoriada o principio de oportunidad en firme, contra alguno de sus administradores o funcionarios, por la comisión de delitos contra la administración pública, el medio ambiente, el orden económico y social, financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada, administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada, los consagrados en la Ley 1474 de 2011 , o cualquier conducta punible relacionada con el patrimonio público, que hubieren sido realizados, directa o indirectamente; y (ii) Cuando la persona jurídica o sucursal de sociedad extranjera, domiciliados en Colombia se hubiere beneficiado o buscado beneficiarse, directa o indirectamente por la comisión de la conducta punible cometida por sus administradores o funcionarios; y (iii) Cuando la persona jurídica o sucursal de sociedad extranjera, domiciliados en Colombia, consintió o toleró la realización de la conducta punible, por acción u omisión, considerando la aplicación de sus respectivos controles de riesgo”.
Soborno Transnacional
El soborno transnacional para los parámetros del presente Programa es la conducta establecida en el artículo 2º de la Ley 1778, que indica:
“Artículo 2. Responsabilidad administrativa de las personas jurídicas. Las personas jurídicas que por medio de uno o varios: (i) empleados, (ii) contratistas, (iii) administradores, o (iv) asociados, propios o de cualquier persona jurídica subordinada den, ofrezcan, o prometan, a un servidor público extranjero, directa o indirectamente: (i) sumas de dinero, (ii) cualquier objeto de valor pecuniario u (iii) otro beneficio o utilidad, a cambio de que el servidor público extranjero; realice, omita, o retarde, cualquier acto relacionado con el ejercicio de sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.
“Dichas personas serán sancionadas administrativamente en los términos establecidos por esta ley, sin perjuicio de la responsabilidad penal a la que haya lugar para el representante legal de la persona jurídica.
“Las entidades que tengan la calidad de matrices, conforme al régimen previsto en la Ley 222 de 1995 o la norma que la modifique o sustituya, serán responsables y serán sancionadas, en el evento de que una de sus subordinadas incurra en alguna de las conductas enunciadas en el inciso primero de este Artículo, con el consentimiento o la tolerancia de la matriz.
“También serán responsables y sancionadas las subordinadas cuando su (i) matriz o (ii) cualquier otra persona jurídica que sea parte del mismo grupo empresarial o que sea controlada directa o indirectamente por la matriz, incurra en alguna de las conductas enunciadas en el inciso primero de este Artículo, en beneficio de las subordinadas”.
Las prácticas comerciales, están basadas en criterios comerciales, por lo tanto, no deberían ser influenciadas por soborno, dádivas o pagos tenientes a la obtención de resultados, favorecimiento o la búsqueda de beneficios propios o en favor de un tercero, razón por la cual se encuentra prohibido recibir u ofrecer cualquier tipo de pago, beneficio o dádiva indebida.
La empresa no acepta por parte de sus contrapartes regalos, dádivas o atenciones que persigan un tratamiento favorable o condicionen las decisiones empresariales por factores distintos a la transparencia y legalidad.
Tampoco se permite a los colaboradores, directa o indirectamente, ofrecer o hacerles ofrecimientos de regalos o atenciones a los clientes y proveedores, que persigan condicionar las decisiones empresariales, tanto en el ámbito nacional o el internacional.
En ese sentido, serán todas aquellas conductas encaminadas a que la empresa se beneficie o busque un interés, o sea usada como medio en la comisión de delitos contra la administración pública, el patrimonio público, entre otros y/o en la comisión de conductas de Soborno Transnacional.
Todos los colaboradores tienen la responsabilidad de estar atentos a cualquier modificación o actualización de la ley o la normativa que nos sea socializada o que debamos poner en práctica de manera oportuna y precisa. Así como el conocimiento de la normatividad aplicable a nuestro negocio, procurando que aquellas contrapartes con quienes nos relacionamos también las cumplan.
En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S atendemos a nuestros clientes ofreciéndoles un trato equitativo y honesto en todas nuestras interacciones de acuerdo con los lineamientos de este Programa, proporcionándoles los productos y servicios que requieren con la mayor calidad y oportunidad, apegándonos en todo momento a la normatividad interna.
Buscamos la excelencia de los bienes y servicios, de modo que nuestros clientes y consumidores obtengan la satisfacción esperada de aquellos. Todos los colaboradores y en especial aquellos que desarrollan su trabajo a través de un relacionamiento directo con los clientes, deben promover la presentación del servicio en un ambiente de respeto, amabilidad y transparencia, otorgando información oportuna, concreta y veraz, de acuerdo con las necesidades del cliente.
En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S buscamos relacionarnos con aquellos proveedores cuyas prácticas empresariales se encuentren basadas en la ética, la licitud y el cumplimiento normativo, con la finalidad de no poner en peligro la reputación de la empresa. Así mismo, la selección de proveedores se fundamenta en la idoneidad de sus productos y/o servicios, su precio, condiciones de entrega y calidad, en ninguna circunstancia serán seleccionados bajo la aceptación ni el ofrecimiento de regalos, beneficios, comisiones ya sean en dinero o en especie, que puedan alterar las reglas de la libre competencia.
Con el fin de que todos los proveedores desarrollen sus actividades bajo un marco de legalidad, fomentamos el conocimiento de este Programa, adicionalmente, respetamos todos los acuerdos y compromisos establecidos en los contratos celebrados, razón por la cual esperamos que los colaboradores que representan a nuestros proveedores se relacionen con la empresa de acuerdo con estos lineamientos.
Relacionamiento con la competencia
En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S no abusamos de una posición dominante o privilegiada en el mercado y competimos lealmente con otras empresas del sector, cooperando para que exista un libre mercado basado en el respeto mutuo, absteniéndonos de realizar prácticas desleales.
Relacionamiento con las autoridades
Respetamos a las autoridades, a quienes ofrecemos un trato amable y procuramos una atmósfera de apertura y confianza que facilite la discusión de los asuntos y el establecimiento de acuerdos. Los trámites de Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. los realizamos en cumplimiento con las leyes establecidas y de conformidad con este Programa.
Relacionamiento con los colaboradores
En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. tratamos a nuestros colaboradores con dignidad, respeto y justicia, teniendo en consideración sus diferencias e individualidades. No discriminamos a los colaboradores por razón de raza, religión, edad, nacionalidad, género, orientación sexual o cualquier otra condición personal o social ajena a sus condiciones de mérito y capacidad.
No permitimos ninguna forma de violencia, acoso o abuso en el trabajo y reconocemos los derechos de asociación, sindicación y negociación colectiva, fomentando el desarrollo, formación y promoción profesional de nuestros colaboradores.
Relacionamiento con los Accionistas
La relación de las personas que conforman Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. con los accionistas se desarrollará en los términos establecidos en los estatutos y las disposiciones de este Programa.
Todo colaborador, que se encuentre representando la empresa delante de una comunidad, debe actuar conforme a los preceptos éticos, sin ningún tipo de privilegio. A su vez, debe respetar los valores y reconocer la importancia de las comunidades para el éxito de la empresa en las relaciones públicas.
El Planeta (Sostenibilidad)
Nuestra empresa tiene como prioridad desarrollar todas sus actividades en pro de la naturaleza, gestionando el menor impacto posible en el medio ambiente de acuerdo con el desarrollo de nuestras operaciones.
De esta manera todos los colaboradores de la organización debemos adecuar comportamientos medioambientales en cumplimiento con las leyes y normas pertinentes, siendo responsabilidad de todos los colaboradores reportar cualquier riesgo ambiental identificado a la presidencia de la compañía.
En ese orden de ideas:
En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. trabajamos por ser reconocidos en el medio por nuestra seriedad y cumplimiento en los negocios, por nuestro aporte al desarrollo de las regiones donde participamos y por la satisfacción de nuestros clientes, empleados y proveedores.
En el presente programa se detalla el contenido y directrices de las siguientes políticas:
En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S., todas las personas reciben una remuneración y/o comisión justa y equitativa independientemente de su género o raza. El pago de los salarios se hace de manera oportuna y se respetan todas las prestaciones y seguridad sociales. La remuneración es proporcional a la contribución individual y se ajusta de manera anual conforme a los resultados de la entidad.
En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. no utilizamos los pagos, regalos, beneficios y cortesías para influir en sus decisiones.
El procedimiento de entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios se establece así:
Regalos o beneficios de terceros a colaboradores de Interllantas:
Los colaboradores podrán recibir regalos de terceros, siempre y cuando estos no superen el valor de ½ SMMLV Colombianos, estos regalos o beneficios no pueden ser utilizados para influir indebidamente en los procesos de toma de decisiones de colaboradores ni generen algún tipo de conflicto de interés.
Los colaboradores podrán recibir regalos de terceros, entre ½ SMMLV y 3 SMMLV Colombianos reportándolo expresamente al oficial de cumplimiento al correo oficialdecumplimiento@grupointer.co, estos regalos o beneficios no pueden ser utilizados para influir indebidamente en los procesos de toma de decisiones de colaboradores ni generen algún tipo de conflicto de interés.
Los colaboradores podrán recibir regalos de terceros, mayores a 3 SMMLV Colombianos solicitando autorización al Representante legal y notificando expresamente al oficial de cumplimiento al correo oficialdecumplimiento@grupointer.co estos regalos o beneficios no pueden ser utilizados para influir indebidamente en los procesos de toma de decisiones de colaboradores ni generen algún tipo de conflicto de interés.
Regalos o beneficios de colaboradores de Interllantas a terceros:
Únicamente se podrán brindar regalos o beneficios a terceros que se encuentren dentro de lo establecido en los presupuestos de la compañía, los cuales son presentados y aprobados en el plan estratégico por parte de la Asamblea General de Accionistas, Presidencia y Vicepresidencia.
Regalos o beneficios de Interllantas a sus Colaboradores:
Comercializadora Internacional de Llantas podrá brindar a sus colaboradores con ocasión de festividades especiales y en general de acuerdo con lo que definan sus accionistas, representantes legales, Gerencias Comerciales y Gerencia de Gestión Humana.
Los colaboradores deberán tener en consideración los siguientes aspectos al momento de entregar o recibir algún regalo o beneficio:
La intencionalidad del regalo debe estar asociada a fortalecer la relación comercial. Por ningún motivo, deberá asociarse a generar un vínculo personal.
Se permitirá efectuar donaciones de caridad en dinero o en especie siempre que estas estén destinadas al apoyo de proyectos propuestos por entidades públicas o privadas, nacional o extranjera, por organizaciones sin ánimo de lucro o comunidades religiosas que tengan un fin lícito, que se encuentren debidamente autorizados y constituidos; siempre y cuando sean aprobados previamente por el representante legal y se dejen soportadas en los registros contables y en la certificación del tercero.
Adicionalmente, se deberá crear al tercero “Donatario” y verificarlo de conformidad con los procesos de creación de terceros (asociados de negocio).
Así mismo, las donaciones pueden ser proporcionadas para eventos de naturaleza social, destinadas a instituciones educativas públicas, grupo específico de personas, tales como las fundaciones, asociaciones y corporaciones.
Para la aprobación de las donaciones, se deberá presentar solicitud escrita indicando identidad del beneficiario, el monto y el fin para el cual se pretende destinar la donación, esta solicitud estará sometida a evaluación y aprobación por parte del Representante Legal.
La evaluación de la donación se basará en criterios de razonabilidad y buena fe, en pro del cumplimiento de las garantías y proceso específico de autorización, requerimientos de registro y documentación, así como límites económicos específicos.
Todas las donaciones realizadas quedan soportadas en el acta de entrega, previa verificación por parte del Oficial de Cumplimiento de haber surtido el procedimiento de vinculación de contrapartes y procedimiento de Debida Diligencia para el conocimiento de la entidad respectiva, revisando que se cumpla con la presente política y con los aspectos tributarios los cuales serán validados conjuntamente por el área de tesorería y contabilidad.
Se entiende por “contribuciones políticas” la entrega de sumas de dinero, objetos de valor pecuniario u otro beneficio a favor de un partido político, candidato político o de una campaña política; las contribuciones políticas en general se encuentran prohibidas. Sin embargo, en el supuesto de que Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. pretenda realizar alguna contribución deberán ser autorizadas sin excepción alguna por el máximo Órgano Social y su decisión debe ser informada de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento, teniendo en cuenta que si los aportes superan un 2% de las sumas máximas a invertir por los candidatos, la compañía quedara inhabilitada para celebrar contratos con el estado de conformidad con el artículo 2 de la Ley 1474 de 2011 y atendiendo a que se deberá efectuar la debida diligencia de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST) correspondiente.
En este sentido, el Representante Legal presentará la petición a la Asamblea General de Accionistas para solicitar su autorización, y en caso de obtenerla se procederá con la verificación del tercero (debida diligencia y debida diligencia Sagrilaft).
En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. se llevan a cabo gastos de representación, alimentación, hospedaje, viajes y viáticos, los cuales tendrán por finalidad satisfacer necesidades comerciales y administrativas, se encontrarán debidamente soportados y legalizados, razón por la cual no habrá lugar a gastos por rubros con una finalidad diferente.
Por lo tanto, siempre deberá seguirse lo dispuesto en el Procedimiento de Gastos de Viaje, el cual estipula las actividades de:
Todos los contratos o acuerdos suscritos por la empresa deben contener cláusulas, declaraciones o garantías sobre conductas antisoborno y anticorrupción. Será responsabilidad de la administración incluir en los mismos manifestación expresa por parte de las contrapartes de su obligación de cumplir con las normas frente al soborno y corrupción, y configurándola como causal de incumplimiento y terminación del contrato en caso de no ser acatado.
Se incluirá en los contratos y/o órdenes de compra, compromiso expreso por parte de los proveedores y/o contratistas, de implementar políticas frente al soborno transnacional y del mismo, se deberá dejar constancia determinando los medios utilizados para este fin.
Es responsabilidad de todos los empleados, velar por el cumplimiento de esta disposición y deberán validar previo a la suscripción del contrato, la existencia de éstas dentro del contrato o acuerdo, y notificar al área respectiva en caso de omitirse.
Todos los colaboradores que representen a Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. ante el Estado, deben dar cumplimiento a las políticas indicadas en el presente documento, de manera especial la prohibición de realizar pagos de facilitación, mediante el ofrecimiento de dinero, objetos de valor a autoridades y funcionarios públicos, ya sea para influenciar o no alguna acción o decisión que deba ser tomada e impacte los intereses de la empresa.
Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. dará cumplimiento estricto a lo establecido en los contratos suscritos, previa verificación de las condiciones contractuales, por parte del área jurídica, que velará por que la empresa este en la capacidad de dar cumplimiento a las condiciones pactadas ya sea en la suscripción de contratos o en la participación de licitaciones públicas, soportando su ejecución mediante la suscripción de actas de entrega según se convenga.
Cualquier tipo de reporte a la línea de ética será conocido por el Oficial de Cumplimiento para garantizar el anonimato y la no retaliación a los reportantes. Para ello, en caso de que el Oficial de Cumplimiento evidencie que el reporte se encuentra relacionado con algún miembro de la Presidencia solicitará directamente presentar el caso a la Junta Directiva o al máximo órgano social en caso de no tener Junta Directiva.
Si el reporte proviene de algún colaborador de la Empresa que hubiese sido contactado para cometer algún acto de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST), el Oficial de Cumplimiento podrá emitir recomendaciones de cumplimiento obligatorio, tales como sustituir al colaborador en la relación con el tercero, para salvaguardar su integridad o alguna otra medida que estime pertinente.
En cualquier actuación siempre se respetarán los siguientes derechos a los deportantes/ denunciantes:
Adicionalmente, se cumplirán estrictamente la política de prevención de acoso laboral que la Empresa a dispuesto para ello.
Para lograr la protección de los denunciantes anónimos, Comercializadora Internacional de Llantas ha dispuesto de una línea telefónica, a la cual puede comunicarse cualquier persona interesada y reportar el mensaje que desee, sin la necesidad de identificarse, esta línea es monitoreada continuamente por el Oficial de Cumplimiento, quien garantiza la no retaliación y el correcto escalamiento para la investigación y adopción de medidas pertinentes.
Elementos del Programa de Transparencia y Ética Empresarial
Diseño y aprobación
El programa contiene procedimientos encaminados al funcionamiento de las políticas que permitan identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción, soborno y soborno transnacional.
Lo anterior, con fundamento en la identificación y evaluación exhaustiva de los riegos de corrupción y soborno que deban ser mitigados, y en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para la correcta puesta en marcha del programa.
En esta etapa se realiza la identificación de posibles escenarios de riesgo asociados a corrupción y/o soborno transnacional que puedan surgir directa o indirectamente del relacionamiento o negociación indistintamente de la contraparte asociada de conformidad con las características de Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S.
En la identificación de riesgos se realiza la creación de una matriz de riesgos como una herramienta que nos permitirá identificar, medir, controlar y monitorear los escenarios de riesgo a los que se encuentra expuesta la empresa, de acuerdo con el contexto interno y externo de esta.
Los factores de riesgo que, de acuerdo con la práctica internacional, tienen una mayor posibilidad de acaecimiento son:
La lucha contra el soborno transnacional es un desafío global que requiere del compromiso de todos los actores económicos y las empresas que operan en diferentes países, se enfrentan a la ausencia de una administración de justicia independiente y eficiente, un alto número de funcionarios públicos cuestionados por prácticas corruptas, la inexistencia de normas efectivas para combatir la corrupción y la carencia de políticas transparentes en materia de contratación pública e inversiones internacionales.
Razón por la cual, el relacionamiento con naciones de altos índices de percepción de corrupción o la realización de operaciones a través de sociedades subordinadas en países que sean considerados como paraísos fiscales, originan la necesidad de implementar medidas para prevenir y detectar cualquier tipo de prácticas corruptas, contribuyendo así a la transparencia y al desarrollo sostenible.
El Soborno Transnacional es una amenaza para las empresas que operan en el mercado global, configurándose como un delito que puede tener consecuencias legales, financieras y reputacionales para las empresas involucradas. Sin embargo, hay ciertas actividades económicas que presentan una mayor exposición al riesgo, debido a su naturaleza intrínseca y a las interacciones que conllevan a la obtención de permisos, licencias y/o autorizaciones, a la contratación pública, las inversiones en países con alto índice de percepción de corrupción o con marcos regulatorios débiles, entre otros.
La participación de intermediarios o terceros en las operaciones comerciales como celebración de negocios o transacciones internacionales puede representar diversos riesgos para las empresas involucradas, en tanto:
Otros
En todo caso, pueden existir factores de riesgos adicionales a los descritos anteriormente, por lo que es esencial realizar una evaluación detallada de los Riesgos C/ST, de manera periódica, informada y documentada.
De los anteriores factores de riesgo para cada área se realizan a través de las acciones de debida diligencia y auditoría de cumplimiento que facilitan a la alta dirección la toma de decisiones que modifican las políticas establecidas y el programa de transparencia y ética empresarial cuando las condiciones así lo requieran, los controles de estos factores se describen en la matriz de riesgos de la empresa.
Las metodologías de identificación de riesgos utilizadas se basan en los métodos establecidos en la norma ISO 31000 y la segmentación de factores de riesgo, conforme se detalla en el procedimiento para la gestión de riesgos.
Medición o evaluación del riesgo de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST)
Luego de identificar los riesgos y las fuentes de estos, se establecerán las medidas que permitan a la empresa mitigar la materialización de los mismos, además de, establecer los mecanismos para la evaluación y medición de los riesgos corrupción / soborno transnacional identificados de acuerdo a lo definido en el Procedimiento para la gestión de riesgos.
Conforme a la identificación y medición de los eventos de riesgo inherente se establecen uno mecanismos y/o controles, los cuales se traducen en la disminución de la posibilidad de ocurrencia y el impacto en caso de materializarse, el cual se reflejará en el resultado del valor del riesgo residual; anualmente se establecerá un plan de auditoría y control que permita verificar la efectividad de los controles establecidos y se ajustará acorde a los cambios efectuados por la empresa, ya sea por las mismas dinámicas del mercado o porque se evidencie la necesidad de reforzar alguna medida. }
Monitoreo y Revisión del Riesgo
En esta etapa de aplica un seguimiento continuo del Programa, con la finalidad de evaluar la efectividad y eficiencia de los controles, asegurando que sean integrales y apliquen a cada uno de los riesgos identificados.
Esta etapa sirve para identificar cambios en el contexto interno y externo que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos. Adicionalmente se logran captar aprendizajes de las situaciones materializadas o cuasi materializadas para hacer los ajustes que correspondan en las políticas, procesos y controles de Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S.
Matriz de riesgo
Todas las etapas mencionadas anteriormente se documentarán conforme a la Matriz de Riesgos de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST) de la empresa, la cual debe tener la última fecha de modificación y el desarrollo de los temas aquí establecidos en el presente Programa.
La matriz de riesgos se actualizará conforme a la introducción de nuevos negocios, productos, canales y jurisdicciones de operación, mínimo una vez al año.
Asignación de funciones y responsabilidades
El Máximo Órgano Social, deberá realizar la designación del oficial de cumplimiento, quien deberá informar por escrito a la Superintendencia de Sociedades, dirigido a la Delegatura de asuntos económicos y societarios, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la designación.
La empresa deberá mantener actualizada la información del oficial de cumplimiento. Para tal fin, si hubiese alguna modificación, se deberá informarle por escrito a la Superintendencia de Sociedades dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la modificación.
Incompatibilidades
Inhabilidades
De conformidad con la normatividad vigente no es obligatorio el nombramiento de un Oficial de Cumplimiento Suplente, sin embargo, la empresa ha analizado la continuidad de las funciones propias del Oficial de Cumplimiento y considera razonablemente que, en caso de alguna ausencia temporal del Oficial de Cumplimiento titular, garantiza la continuidad del actual programa por medio de su Oficial de Cumplimiento Suplente.
Revisoría Fiscal
El revisor fiscal deberá denunciar antes las autoridades competentes cualquier acto de Corrupción que conozca en desarrollo de sus funciones. De hecho, el artículo 32 de la Ley 1778 de 2016, que adiciona el numeral 5º del artículo 26 de la Ley 43 de 1990, les impone a los revisores fiscales la obligación expresa de denuncia ante las autoridades penales, disciplinarias y administrativas, por la presunta realización de delitos, que detecte en el ejercicio de su cargo, aún, a pesar del secreto profesional, en los siguientes términos:
“5. Los revisores fiscales tendrán la obligación de denunciar ante las autoridades penales, disciplinarias y administrativas, los actos de corrupción, así como la presunta realización de un delito contra la administración pública, un delito contra el orden económico y social, o un delito contra el patrimonio económico que hubiere detectado en el ejercicio de su cargo. También deberán poner estos hechos en conocimiento de los órganos sociales y de la administración de la sociedad. Las denuncias correspondientes deberán presentarse dentro de los seis (6) meses siguientes al momento en que el revisor fiscal hubiere tenido conocimiento de los hechos. Para los efectos de este artículo, no será aplicable el régimen de secreto profesional que ampara a los revisores fiscales”.
En cumplimiento de su deber, el revisor fiscal, debe prestar especial atención a las alertas que pueden dar lugar a sospecha de un acto relacionado con un posible acto de Corrupción.
Debido a la diferencia de las funciones que corresponden al revisor fiscal, al representante legal y al Oficial de Cumplimiento, no se deberá designar al revisor fiscal o al representante legal como Oficial de Cumplimiento.
Adopción de controles del Riesgo de Soborno Transnacional y Corrupción
Procedimiento de Debida Diligencia
Es un proceso orientado a suministrar los elementos necesarios para identificar y evaluar los riesgos de corrupción y soborno transnacional a los que podría estar expuesta la empresa con la persona natural o jurídica con la que se establezca cualquier tipo de relación comercial, contractual, laboral, y en general de cualquier índole.
La Debida Diligencia se realizará en atención de los contratos, el monto de la remuneración, los contratistas, países en donde se realicen las actividades, negociaciones o transacciones, pero, con la connotación de prevenir y evitar que la empresa sea utilizada como medio para realizar u ocultar pagos directos o indirectos relacionados con sobornos o dádivas a servidores públicos nacionales o servidores públicos extranjeros en el ejercicio de una relación contractual o jurídica con una persona o entidad estatal en el contexto de negocios o transacciones internacionales o nacionales.
Este procedimiento deberá realizarse al inicio de cada negociación o vinculación con todas las contrapartes, lo cual implicará la revisión sobre aspectos legales, contables, financieros y la verificación del buen crédito y/o reputación a las contrapartes activas.
Para ello, la contraparte deberá diligenciar el formulario de vinculación de Clientes y Proveedores, en el cual se tiene acceso a datos del tercero que permitirán investigarlo en temas reputacionales, buen nombre y comportamiento, así como también, la divulgación de nuestro Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) y el compromiso con las buenas prácticas de la Empresa.
Posteriormente se verificará la información de la documentación entregada y finalmente se consultará a la contraparte por medio de un motor de búsqueda de listas restrictivas, fuentes de datos abiertos, noticias reputacionales, PEPS y procesos judiciales, entre otras.
El procedimiento de Debida Diligencia será adelantado en la empresa a través de los colaboradores designados para la creación de la contraparte y el Oficial de Cumplimiento, a quienes se les brindará la formación, conocimientos y recursos humanos y tecnológicos respectivos que les permitan recaudar la información acerca de los antecedentes comerciales, reputacionales y sancionatorios en asuntos administrativos, penales o disciplinarios que hayan afectado, afecten o puedan llegar a afectar a las personas objeto de consulta, y, que garanticen su buen funcionamiento.
Las actividades de debida diligencia deberán ser de fácil acceso y entendimiento para los empleados encargados y el Oficial de Cumplimiento, los soportes de dicho proceso deberán conservarse en la respectiva carpeta en el drive, de cada contraparte en donde constará la documentación relacionada con la negociación o relación contractual, al igual que la consulta realizará a través del motor de búsqueda contratado por la empresa para ello.
En los eventos en que se requiera efectuar remuneración alguna a contratistas o servidores públicos, el Oficial de Cumplimiento con apoyo del área de tesorería, supervisará la transacción en aras de evitar el ocultamiento de pagos disimulados, soborno o dádivas.
Control y supervisión de las Políticas de cumplimiento y El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)
El control y supervisión del PTEE permite realizar un seguimiento a la efectividad de los procedimientos de prevención de prácticas corruptas y soborno transnacional, de esta manera se miden la efectividad de los controles y los niveles de exposición residual, por medio de auditorías, las cuales quedarán debidamente documentadas, información suministrada por los colaboradores y la realización de encuestas anuales a los empleados y contratistas con el fin de verificar la efectividad del Programa.
Esta etapa permite la detección de posibles incumplimientos al PTEE y de esta manera actualizar el programa como mínimo una vez cada dos años o cuando en el ejercicio de identificación, evaluación, medición y control del riesgo se identifican circunstancias que ameriten modificar el Programa.
Conflicto de intereses
Se entiende como conflicto de intereses, toda situación en la cual una persona antepone sus intereses personales o económicos a los de la organización, influyendo en el desempeño de sus deberes y responsabilidades asignadas.
Es por ello que, cuando los administradores y trabajadores se encuentran en una situación de conflicto de interés o cuando en razón de sus funciones, deban tomar una decisión o realizar u omitir una acción ante la cual se encuentre en la posibilidad de escoger entre el interés de la Empresa y el interés propio o el de un tercero, de manera que, de optar por cualquiera de estos dos últimos, estaría comprometiendo su objetividad o independencia, deberán solucionarse y regirse por los principios de lealtad, abstención, confidencialidad y el deber de informar.
Cada integrante de Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. actuará en el cumplimiento de las funciones que les son asignadas de una manera imparcial. A su vez, deberá evitar comportamientos que impliquen tratamientos privilegiados o discriminatorios, o que sean contrarios a la verdad de los hechos, o que le representen beneficios personales directos o indirectos.
En cualquiera de los eventos mencionados anteriormente, la persona que tenga conocimiento deberá dar a conocer a la empresa, a través del Oficial de Cumplimiento de forma inmediata y de manera completa, el asunto que da lugar al conflicto efectivo o potencial, evitando favorecer cualquier interés propio o de terceros, sean o no sus parientes, independientemente de que la Compañía obtenga o no un beneficio.
En el evento en que algún directivo o colaborador advierta un conflicto de interés por parte del Oficial de Cumplimiento, el mismo deberá escalarse ante el Máximo Órgano Social, quienes deberán decidir sobre el conflicto de interés y tomar todas las medidas y acciones correspondientes.
Para no generar situaciones de conflicto de intereses, todos los colaboradores de la empresa deben actuar con honestidad, ética y lealtad, buscando siempre la protección de los intereses de la empresa, razón por la cual no se permiten las siguientes acciones:
Cualquier duda, inquietud o denuncia con relación a una situación de conflicto de intereses real o potencial, deberá ser comunicada a la gerencia de gestión humana y a la vicepresidencia administrativa y financiera por medio de comunicación escrita, y debe ser manejada éticamente por los colaboradores de acuerdo con lo establecido en el presente programa y el reglamento interno de trabajo, siendo las conductas asociadas sancionadas con la suspensión y/o terminación de contrato con justa causa.
Mecanismos para Reportar
En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. promovemos una comunicación abierta y honesta, donde todos los colaboradores y contrapartes tengan la oportunidad de reportar cualquier irregularidad que observen.
Todos los colaboradores tienen el deber y la responsabilidad de comunicar a la empresa cualquier sospecha o conocimiento de una posible infracción a la ley, los reglamentos, los principios, valores o normas del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), así como cualquier violación a las políticas empresariales o de cualquier caso de mala conducta.
Esperamos de todas nuestras contrapartes un compromiso real de comunicar, a través del correo de la Línea Ética o del Oficial de Cumplimiento, todo hecho o irregularidad que sea contraria al PTEE y la legislación vigente y que afecte o pueda lesionar los intereses de la empresa.
Línea de Ética
Es un mecanismo que la empresa pone a disposición con el fin de que reporten de manera confidencial y anónima conductas contrarias al PTEE, estableciendo todos los controles necesarios para que se conozcan por parte del Oficial de Cumplimiento, sin perjuicio alguno hacia la persona deportante, a su vez, gozando de total y absoluta reserva.
Reporte de denuncias de Soborno Transnacional a la Superintendencia de Sociedades
La empresa se compromete con la promoción del canal de denuncias por soborno transnacional dispuesto por la superintendencia de sociedades, en el siguiente link:
Reporte de denuncias de Corrupción a la Superintendencia de Sociedades
La empresa se compromete con la promoción del canal de denuncias por actos de Corrupción dispuesto por la Superintendencia de Sociedades, en el siguiente link:
https://www.supersociedades.gov.co/es/web/guest/denuncias-por-corrupcion
Señales de Alerta
Las señales de alerta de Riesgo Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST) pueden clasificarse por grupos, dependiendo de los vínculos, procesos de negociación, procesos de entrega, procesos de conocimiento de contrapartes, entre otros. Algunas de las señales de alerta en la compañía son:
Régimen Sancionatorio
El incumplimiento de este Manual por parte de alguno de los altos directivos, asociados o integrantes de la empresa será evaluado y calificado. El incumplimiento podrá ser considerado como una falta grave que dará lugar a las sanciones establecidas en los contratos de trabajo y/o en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT). Así las cosas, la comprobación del incumplimiento podrá tener como consecuencia la terminación del contrato con justa causa sin derecho a indemnización, previo procedimiento disciplinario interno.
Este mecanismo sancionatorio se activará en caso de que alguno de los Altos Directivos, Empleados o Integrantes de las empresas:
Es de vital importancia, el cumplimiento de lo establecido en el presente Programa, debido a que su incumplimiento puede generar acciones legales (penales, administrativas, etc.) en contra de la sociedad y podrían hacerse extensivas a los dueños, administradores o funcionarios del negocio mediante sanciones, multas, inclusión en listas o bases de datos de organismos o autoridades, o medidas penales.
Procedimientos de archivo y conservación de documentos relacionados con negocios o transacciones Internacionales
Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S debe contar con procedimientos que permitan garantizar el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con el Sistema, lo cual garantiza la integridad, oportunidad, confiabilidad, disponibilidad y confidencialidad de esta.
Los procesos de la operación deben contar con el respectivo soporte, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Todo documento que acredite transacciones, negocios o contratos, constituye el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan adelantar las autoridades competentes y debe ser adecuadamente conservado.
Cualquier persona natural o jurídica que exija que el negocio o contrato se realice sin que medie el respectivo soporte o se altere el valor real para consignar otro distinto, configura una operación inusual y debe ponerse en conocimiento del Oficial de Cumplimiento por parte de los empleados, para su respectivo análisis.
Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S debe garantizar que los documentos relativos a la vinculación de clientes, proveedores y las demás partes de interés, la actualización de información, las debidas diligencias se conserven adecuadamente para cuando sean requeridos por investigaciones judiciales o entes de control.
Criterios para la conservación de documentos:
Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, y de conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, y las normas que la modifiquen o sustituya, Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S debe conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del LA/FT/FPADM, por un término no inferior a 10 años.
Actualización.
Este programa de transparencia y ética empresarial regirá desde su aprobación en la Junta Directiva en caso de existir, o por la Asamblea General de Accionistas, y deberá ser modificado cuando las circunstancias lo ameriten o como mínimo cada dos años.
Divulgación y Capacitación
La empresa dará a conocer el Programa de Transparencia y Ética Empresarial a sus accionistas, miembros de Junta Directiva y/o máximo Órgano Social en caso de ausencia de Junta Directiva, Altos Directivos, Administradores, Colaboradores, Contratistas, presidente, vicepresidente y Aliados estratégicos a través de los canales de comunicación establecidos.
La divulgación del Programa de Transparencia y Ética empresarial se debe realizar mediante la publicación en la intranet, correos electrónicos, la página web de la Compañía, y/o a través de carteleras en los centros de operación de la empresa, garantizando su acceso y conocimiento a todos los grupos de interés.
Las capacitaciones a los trabajadores en esta materia se deben realizar por medio de plataformas digitales, y/o personalmente, desde el proceso de inducción y reinducción.
Adicionalmente el oficial de cumplimiento realizará capacitaciones a todos los colaboradores y partes interesadas de la empresa cada que lo estime necesario y como mínimo una (01) vez al año y se realizará un plan de capacitación para los colaboradores se encarguen del proceso de compras internacionales.
El Programa se traducirá al idioma de Ingles con el objetivo de ser entendido y divulgado por todas las contrapartes con las que Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. se relacione en diferentes países en los cuáles su lenguaje oficial no sea el español.
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