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Programa de Transparencia y Ética Empresarial

 

COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL DE LLANTAS S.A.S.

MEDELLÍN-COLOMBIA

 

Introducción

Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S con NIT. 800.239.064-0, lleva más de 30 años operando en el mercado de la comercialización, importación, exportación y distribución de llantas, aceites, lubricantes, accesorios, productos, materias primas y artículos propios del negocio de las llantas, así como de repuestos de vehículos de todo tipo y el mantenimiento de vehículos.

En  Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. sabemos que para cumplir con nuestra misión de continuar fortaleciendo nuestro modelo multimarca y multicanal consolidando los negocios complementarios de manera rentable, debemos poner en práctica, todos los días, los valores que hemos definido y que enmarcan nuestra cultura organizacional, actuar con honestidad y regirnos por los principios y disposiciones establecidas en el  presente Programa  de Transparencia y Ética Empresarial, con base en la identificación de riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional para el relacionamiento de todas las contrapartes entre sí. 

 

Además, se implementa este Programa de acuerdo con lo dispuesto en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, que incorpora la Circular Externa 1000-000011 del 9 de agosto de 2021 y sus circulares modificatorias. 

 

Glosario

Para efectos de aplicación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:

Activos Totales: Son todos los activos, corrientes y no corrientes, reconocidos en el estado de situación financiera que corresponden a los recursos económicos presentes controlados por la Empresa.

Asociados: Son aquellas personas naturales o jurídicas que han realizado un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero a una sociedad o empresa unipersonal a cambio de cuotas, partes de interés, acciones o cualquier otra forma de participación que contemplen las leyes colombianas.

Auditoría de Cumplimiento: Es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto de la debida implementación y ejecución del Programa De Transparencia Y Ética Empresarial (PTEE).

Conflicto de interés: Es la situación en la cual los intereses personales, directos o indirectos, de cualquier trabajador de la Empresa, o de sus familiares o allegados, están contrapuestos con los intereses de la Empresa, o interfieren con los deberes del trabajador y pueden motivar un desempeño contrario al correcto cumplimiento de sus obligaciones laborales o contractuales.

Canal de Denuncias: Es el sistema de reporte en línea de denuncias sobre actos de Soborno Transnacional, dispuesto por la Superintendencia de Sociedades en su página web.

Contratista: Se refiere, en el contexto de un negocio o transacción, a cualquier tercero que preste servicios a una Empresa o que tenga con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración, uniones temporales o consorcios, o de riesgo compartido con la Empresa.

Contrato Estatal: Corresponde a la definición establecida en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

Corrupción: Serán todas las conductas encaminadas a que una Empresa se beneficie, o busque un beneficio o interés, o sea usada como medio en la comisión de delitos contra la administración pública, el medio ambiente, el orden económico y social, financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada, administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada, los consagrados en la Ley 1474 de 2011, los delitos electorales o cualquier conducta punible relacionada con el patrimonio público, que hubieren sido realizados.

Circular básica jurídica: es la Circular Básica Jurídica No. 100-000005 de 2017 de la Superintendencia de Sociedades, incluyendo sus modificaciones.

Debida diligencia: Alude, en el contexto de este Programa, al proceso de revisión y evaluación constante y periódico que debe realizar a la Entidad Obligada de acuerdo a los Riesgos de Corrupción o Riesgos de Soborno Transnacional a la que se encuentre expuestas. En ningún caso, el término Debida Diligencia que se define en este Programa, se referirá a los procedimientos de debida diligencia que se utilizan en otros sistemas de gestión de riesgos (por ejemplo, lavado de activos y financiamiento del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masivas), cuya realización se rige por normas diferentes.

Ética: Es el conjunto de principios, valores y reglas que hacen posible la formación de los grupos sociales y permiten su subsistencia. 

Ética empresarial: Es la forma como una empresa integra sus principios y valores a las estructuras éticas del grupo social en el cual se inscribe, convirtiéndose en un sujeto ético de la sociedad.

Empleado: Es el individuo que se obliga a prestar un servicio personal bajo vinculación laboral o prestación de servicios a una Empresa o a cualquiera de sus Sociedades Subordinadas.

Empresa: Es la sociedad comercial, empresa unipersonal o sucursal de sociedad extranjera supervisada por la Superintendencia de Sociedades, conforme a los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995.

Entidad Obligada: es la Empresa que se encuentra identificada en la normatividad, en el presente caso Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S.

Factores de Riesgo: Son los posibles elementos o causas generadoras del Riesgo Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional(C/ST) para cualquier Entidad Supervisada.

Negocios o Transacciones Internacionales: Por negocio o transacción internacional se entiende, negocios o transacciones de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado.

Matriz de Riesgo: Es la herramienta que le permite a la Empresa identificar los Riesgos de Corrupción o los Riesgos de Soborno Transnacional.

OCDE: Es la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico.

Oficial de Cumplimiento: es la persona natural que debe cumplir con las funciones y obligaciones establecidas en el presente Programa. El mismo individuo podrá, si así lo decide el máximo órgano social de Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. y fuere legalmente posible, asumir funciones en relación con otros sistemas de gestión de riesgo, tal como el relacionado con la prevención del lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.

Partes relacionadas: Son aquellas personas, grupos, u organizaciones que tienen un interés en las actividades de la Empresa (clientes, colaboradores, socios, inversionistas, proveedores), porque estas los afectan directa o indirectamente, y a su vez las acciones del grupo pueden tener un efecto en el desarrollo de la Empresa.

Persona Políticamente Expuesta o PEP: Corresponde a la definición establecida en el artículo 2.1.4.2.3. del Decreto 1081 de 2015, modificado por el artículo 2° del Decreto 830 del 26 de julio de 2021.

Se considerarán como Personas Expuestas Políticamente (PEP) los servidores públicos de cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública nacional y territorial, cuando tengan asignadas o delegadas funciones de: expedición de normas o regulaciones, dirección general, formulación de políticas institucionales y adopción de planes, programas y proyectos, manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado, administración de justicia o facultades administrativo sancionatorias, y los particulares que tengan a su cargo la dirección o manejo de recursos en los movimientos o partidos políticos.

Estas funciones podrán ser ejercidas a través de ordenación de gasto, contratación pública, gerencia de proyectos de inversión, pagos, liquidaciones, administración de bienes muebles e inmuebles.

Principios éticos: Son las bases, explícitas o implícitas, sobre las que se estructuran las nociones éticas de la Empresa.

Programa de Transparencia y Ética Empresarial o PTEE: es el documento que recoge la Política de Cumplimiento, los procedimientos específicos a cargo del Oficial de Cumplimiento, encaminados a poner en funcionamiento la Política de Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los Riesgos de Corrupción o los Riesgos de Soborno Transnacional que puedan afectar a Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S , conforme a la Matriz de Riesgo, y demás instrucciones y recomendaciones establecidas en el presente Programa.

Políticas de Cumplimiento: Son las políticas generales que adopta la Empresa para llevar a cabo sus negocios y operaciones de manera ética, transparente y honesta; y esté en condiciones de identificar, detectar, prevenir y atenuar los Riesgos de Corrupción o Riesgos de Soborno Transnacional.

Recurso Económico: Es el derecho que tiene el potencial de producir beneficios económicos.

Riesgos C/ST: Es el Riesgo de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional.

Riesgos de Corrupción: Es la posibilidad de que, por acción u omisión, se desvíen los propósitos de la administración pública o se afecte el patrimonio público hacia un beneficio privado.

Riesgos de Soborno Transnacional o Riesgo ST: Es la posibilidad de que una persona jurídica, directa o indirectamente dé, ofrezca o prometa a un Servidor Público Extranjero sumas de dinero, objetos de valor pecuniario o cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un Negocio o Transacción Internacional.

Servidor Público Extranjero: es lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 2° de la Ley 1778 de 2016.

Sociedad Subordinada: Tiene el alcance previsto en el artículo 260 del Código de Comercio.

Soborno Transnacional o ST: es la conducta establecida en el artículo 2º de la Ley 1778 de 2016.

Sociedad Vigilada: Es la sociedad, empresa unipersonal y sucursal de sociedad extranjera, sometida a vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, en los términos previstos en el artículo 84 de la Ley 222 de 1995.

C/ST: Sigla que hace referencia a los riesgos de corrupción y/o de soborno transnacional.

 

Objetivos

 

  • Establecer los lineamientos y las normas que son las guías para garantizar la conducta ética, transparente y honesta de las personas que trabajan en la empresa. 
  • Establecer los mecanismos para notificar cualquier conducta, comportamiento, incumplimiento o práctica que contraríe lo dispuesto en el presente Programa y tener un marco de referencia para la aplicación de las acciones o medidas correctivas cuando se cometan faltas en contra de este y de la normatividad interna establecida.
  • Definir los lineamientos, normas y conductas que son las guías para garantizar la conducta ética, transparente y honesto de los directivos y empleados en su relación con clientes, proveedores, competencia, autoridades, colaboradores, accionistas y medio ambiente.
  • Instaurar las responsabilidades de las diferentes áreas de la empresa, a nivel directivo, administrativo y operativo frente a un actuar ético, transparente y honesto y de responsabilidad empresarial.
  • Incluye la Política de Cumplimiento, los procedimientos específicos a cargo del Oficial de Cumplimiento en materia de transparencia y ética empresarial, con la finalidad de identificar, prevenir, gestionar, detectar y mitigar los riesgos de Corrupción y/o Soborno Transnacional. 

 

Marco Normativo

Normas y estándares internacionales

  • La Convención para Combatir el Cohecho de servidores Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales;
  • La Convención Interamericana contra la Corrupción de la Organización de los Estados Americanos- OEA;
  • El Convenio Penal sobre la Corrupción del Consejo de Europa; 
  • El Convenio Civil sobre la Corrupción del Consejo de Europa;
  • La Convención de la Unión Africana para prevenir y combatir la corrupción; y 
  • La Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (CNUCC).

 

Normas nacionales 

  • Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, la cual incorpora la Circular Externa 100-000011 de 2021; 
  • Ley 1778 de 2016;
  • Ley 222 de 1995;
  • Ley 2195 de 2022;
  • Decreto 1736 de 2020, y 
  • Las demás que las adicionen, modifiquen o complementen.

 

Consideraciones generales del Programa de Transparencia y Ética Empresarial

Ámbito de aplicación 

  • El Programa de Transparencia y Ética Empresarial está encaminado a la observancia y cumplimiento por parte de los miembros de la asamblea de accionistas, la junta directiva (en caso de que exista), el presidente, los directores, contratistas, subcontratistas, colaboradores y en general, todo el componente humano de la empresa, independientemente de sus actividades y responsabilidades.


  • La normatividad establecida en este Programa y cualquier otra normatividad aplicable no es ni pretende ser exhaustiva, ni incluir todas las situaciones donde pudiera presentarse un conflicto de índole ético, por lo tanto, las situaciones no previstas en él se resolverán conforme a un criterio de mejores prácticas de administración. En caso de duda, se consultará con el respectivo Oficial de Cumplimiento de la empresa.


  • El alcance de este Programa se extiende a todos los grupos de interés, quienes son corresponsables de la adecuada y correcta práctica del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, incluidos los proveedores, clientes y terceros con los que la Compañía tiene relaciones comerciales. 

 

 Nuestro propósito superior

“Para quienes poseen un vehículo y para todos nuestros clientes, nosotros somos la marca que acompaña su camino, y que cuida cada detalle con alta responsabilidad, para que ellos y sus negocios rueden tranquilos.”

 

Objetivos

  • Impulsar en términos de conductas éticas, transparentes y honestas la responsabilidad de todos los colaboradores, clientes, proveedores, accionistas, miembros de Junta Directiva y/o máximo órgano social en caso de ausencia de Junta Directiva y demás grupos de interés, así como el respeto por las normas y reglamentos de la empresa. 
  • Integrar en la cultura de la empresa el comportamiento ético como la convicción de un actuar correcto. 

 

Principios

En  Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S promovemos relaciones sólidas y de mutuo beneficio con todas las partes interesadas, cumpliendo los estándares de calidad acordados con nuestros clientes superando sus expectativas, en busca de garantizar una rentabilidad justa y razonable para los accionistas, mejorando continuamente los procesos que conforman el sistema de gestión, manteniendo personal competente, un clima laboral adecuado y estándares de seguridad y salud en el trabajo eficaces, todo dentro de la normatividad legal vigente aplicable a nuestro objeto social.

 Conforme a lo anterior, las acciones estarán basadas en los siguientes principios fundamentales:

  • Principio de la legalidad:  Todas las personas vinculadas a la organización están comprometidas en velar por el cumplimiento de la Constitución y de las leyes Colombianas, así como de las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por la Compañía.

 

  • Principio de la buena fe: Actuar con buena fe, con diligencia y cuidado, velando permanentemente por el respeto de las personas, el cumplimiento de la ley y dando prioridad, en sus decisiones, a los principios y valores de la empresa por encima del interés particular.

 

  • Principio del interés general y corporativo: Todas las acciones deben estar siempre regidas por el interés general y la gestión a todo nivel, deben estar despojadas de cualquier interés económico personal. Las conductas transparentes están exentas de pagos o reconocimientos para obtener, retener negocios o conseguir una ventaja de negocios.

 

  • Principio de Transparencia:  Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. debe mantener en condiciones óptimas sus operaciones para que sea posible una adecuada información de toda su actividad a los clientes, usuarios, accionistas, entidades de control y a la comunidad en general.

 

  • Principio de la honestidad: En la medida en que todos los trabajadores sean conscientes de sus responsabilidades y de sus obligaciones morales, legales y laborales y las practiquen, se puede afirmar que se está cumpliendo con los deberes frente a la comunidad, la empresa y el país, y la única forma de hacerlo es guiándose por la senda de un negocio honesto, transparente y legítimo. Quienes tienen mayor nivel jerárquico y responsabilidad sobre bienes y procesos de la empresa, deben estar más comprometidos con una conducta ética.

 

Valores

  1. Respeto: Consideramos y tratamos a nuestros colaboradores, clientes, proveedores y a la sociedad en general con dignidad y justicia.
  2. Tolerancia: Valoramos las opiniones, ideas o actitudes diferentes a la nuestra, construyendo en la diversidad.
  3. Solidaridad: Creemos con firmeza que la colaboración es un elemento fundamental para la consecución de los objetivos comunes.
  4. Honestidad: Somos transparentes y actuamos con rectitud en cada labor.
  5. Responsabilidad: asumimos nuestros compromisos con pasión y coherencia.
  6. Lealtad: Somos fieles a nuestros objetivos y consideramos nuestro personal como gestor de talento, éxito y crecimiento.
  7. Ética: Los principios que guían nuestros actos están basados en la dignidad de las personas, la sociedad y las instituciones con las que interactuamos.

 

Principios y derechos fundamentales en el trabajo

En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S reconocemos el derecho al trabajo, por ello acatamos y cumplimos las disposiciones legales establecidas para su protección, contribuyendo al bienestar y la dignidad de todas las personas que incorporan la empresa.

Lo anterior, en aras de continuar creando un entorno laboral digno y seguro, donde se potencialice su desarrollo profesional y sean valorados por su talento y esfuerzo, los cuales son factores esenciales para construir un ser humano integral y a su vez una sociedad próspera. 

Modalidades que van en contra de la Transparencia y la Ética Empresarial

Se considera que las siguientes conductas van en contravía del Programa de Transparencia y Ética Empresarial:

Corrupción 

La comisión de delitos contra la administración pública, el medio ambiente, el orden económico y social, financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada, administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada, los consagrados en la Ley 1474 de 2011, los delitos electorales o cualquier conducta punible relacionada con el patrimonio público.

Como parte del presente programa, se entiende que existe responsabilidad jurídica de la Compañía de acuerdo con lo establecido en el artículo 1 de la Ley 2195 de 2022: 

“Artículo 2. Responsabilidad administrativa sancionatoria contra personas jurídicas y sucursales de sociedades extranjeras. Independientemente de las responsabilidades penales individuales a que hubiere lugar y las medidas contempladas en el Artículo 91 de la Ley 906 de 2004, se aplicara un régimen de responsabilidad administrativa sancionatoria a las personas jurídicas, sucursales de sociedades extranjeras, a las personas jurídicas que integren uniones temporales o consorcios, a las empresas industriales y comerciales del Estado y empresas de economía mixta y a las entidades sin ánimo de lucro, domiciliadas en Colombia, cuando se den los siguientes supuestos:

“(i) Exista sentencia penal condenatoria ejecutoriada o principio de oportunidad en firme, contra alguno de sus administradores o funcionarios, por la comisión de delitos contra la administración pública, el medio ambiente, el orden económico y social, financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada, administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada, los consagrados en la Ley 1474 de 2011 , o cualquier conducta punible relacionada con el patrimonio público, que hubieren sido realizados, directa o indirectamente; y (ii) Cuando la persona jurídica o sucursal de sociedad extranjera, domiciliados en Colombia se hubiere beneficiado o buscado beneficiarse, directa o indirectamente por la comisión de la conducta punible cometida por sus administradores o funcionarios; y (iii) Cuando la persona jurídica o sucursal de sociedad extranjera, domiciliados en Colombia, consintió o toleró la realización de la conducta punible, por acción u omisión, considerando la aplicación de sus respectivos controles de riesgo”.

 

Soborno Transnacional

El soborno transnacional para los parámetros del presente Programa es la conducta establecida en el artículo 2º de la Ley 1778, que indica:

“Artículo 2. Responsabilidad administrativa de las personas jurídicas. Las personas jurídicas que por medio de uno o varios: (i) empleados, (ii) contratistas, (iii) administradores, o (iv) asociados, propios o de cualquier persona jurídica subordinada den, ofrezcan, o prometan, a un servidor público extranjero, directa o indirectamente: (i) sumas de dinero, (ii) cualquier objeto de valor pecuniario u (iii) otro beneficio o utilidad, a cambio de que el servidor público extranjero; realice, omita, o retarde, cualquier acto relacionado con el ejercicio de sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.

“Dichas personas serán sancionadas administrativamente en los términos establecidos por esta ley, sin perjuicio de la responsabilidad penal a la que haya lugar para el representante legal de la persona jurídica.

“Las entidades que tengan la calidad de matrices, conforme al régimen previsto en la Ley 222 de 1995 o la norma que la modifique o sustituya, serán responsables y serán sancionadas, en el evento de que una de sus subordinadas incurra en alguna de las conductas enunciadas en el inciso primero de este Artículo, con el consentimiento o la tolerancia de la matriz.

“También serán responsables y sancionadas las subordinadas cuando su (i) matriz o (ii) cualquier otra persona jurídica que sea parte del mismo grupo empresarial o que sea controlada directa o indirectamente por la matriz, incurra en alguna de las conductas enunciadas en el inciso primero de este Artículo, en beneficio de las subordinadas”.

Las prácticas comerciales, están basadas en criterios comerciales, por lo tanto, no deberían ser influenciadas por soborno, dádivas o pagos tenientes a la obtención de resultados, favorecimiento o la búsqueda de beneficios propios o en favor de un tercero, razón por la cual se encuentra prohibido recibir u ofrecer cualquier tipo de pago, beneficio o dádiva indebida.

La empresa no acepta por parte de sus contrapartes regalos, dádivas o atenciones que persigan un tratamiento favorable o condicionen las decisiones empresariales por factores distintos a la transparencia y legalidad. 

Tampoco se permite a los colaboradores, directa o indirectamente, ofrecer o hacerles ofrecimientos de regalos o atenciones a los clientes y proveedores, que persigan condicionar las decisiones empresariales, tanto en el ámbito nacional o el internacional. 

En ese sentido, serán todas aquellas conductas encaminadas a que la empresa se beneficie o busque un interés, o sea usada como medio en la comisión de delitos contra la administración pública, el patrimonio público, entre otros y/o en la comisión de conductas de Soborno Transnacional.

Relacionamiento

Todos los colaboradores tienen la responsabilidad de estar atentos a cualquier modificación o actualización de la ley o la normativa que nos sea socializada o que debamos poner en práctica de manera oportuna y precisa. Así como el conocimiento de la normatividad aplicable a nuestro negocio, procurando que aquellas contrapartes con quienes nos relacionamos también las cumplan. 

 

Relación con nuestros Clientes

En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S atendemos a nuestros clientes ofreciéndoles un trato equitativo y honesto en todas nuestras interacciones de acuerdo con los lineamientos de este Programa, proporcionándoles los productos y servicios que requieren con la mayor calidad y oportunidad, apegándonos en todo momento a la normatividad interna. 

Buscamos la excelencia de los bienes y servicios, de modo que nuestros clientes y consumidores obtengan la satisfacción esperada de aquellos. Todos los colaboradores y en especial aquellos que desarrollan su trabajo a través de un relacionamiento directo con los clientes, deben promover la presentación del servicio en un ambiente de respeto, amabilidad y transparencia, otorgando información oportuna, concreta y veraz, de acuerdo con las necesidades del cliente.  

 

Relación con los Proveedores y Contratistas

En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S buscamos relacionarnos con aquellos proveedores cuyas prácticas empresariales se encuentren basadas en la ética, la licitud y el cumplimiento normativo, con la finalidad de no poner en peligro la reputación de la empresa. Así mismo, la selección de proveedores se fundamenta en la idoneidad de sus productos y/o servicios, su precio, condiciones de entrega y calidad, en ninguna circunstancia serán seleccionados bajo la aceptación ni el ofrecimiento de regalos, beneficios, comisiones ya sean en dinero o en especie, que puedan alterar las reglas de la libre competencia.

Con el fin de que todos los proveedores desarrollen sus actividades bajo un marco de legalidad, fomentamos el conocimiento de este Programa, adicionalmente, respetamos todos los acuerdos y compromisos establecidos en los contratos celebrados, razón por la cual esperamos que los colaboradores que representan a nuestros proveedores se relacionen con la empresa de acuerdo con estos lineamientos. 

 

Relacionamiento con la competencia

En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S no abusamos de una posición dominante o privilegiada en el mercado y competimos lealmente con otras empresas del sector, cooperando para que exista un libre mercado basado en el respeto mutuo, absteniéndonos de realizar prácticas desleales.

 

Relacionamiento con las autoridades

Respetamos a las autoridades, a quienes ofrecemos un trato amable y procuramos una atmósfera de apertura y confianza que facilite la discusión de los asuntos y el establecimiento de acuerdos. Los trámites de Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. los realizamos en cumplimiento con las leyes establecidas y de conformidad con este Programa.

 

Relacionamiento con los colaboradores

En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. tratamos a nuestros colaboradores con dignidad, respeto y justicia, teniendo en consideración sus diferencias e individualidades. No discriminamos a los colaboradores por razón de raza, religión, edad, nacionalidad, género, orientación sexual o cualquier otra condición personal o social ajena a sus condiciones de mérito y capacidad. 

No permitimos ninguna forma de violencia, acoso o abuso en el trabajo y reconocemos los derechos de asociación, sindicación y negociación colectiva, fomentando el desarrollo, formación y promoción profesional de nuestros colaboradores.

 

Relacionamiento con los Accionistas

La relación de las personas que conforman Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S.  con los accionistas se desarrollará en los términos establecidos en los estatutos y las disposiciones de este Programa. 

 

Relación con la comunidad

Todo colaborador, que se encuentre representando la empresa delante de una comunidad, debe actuar conforme a los preceptos éticos, sin ningún tipo de privilegio. A su vez, debe respetar los valores y reconocer la importancia de las comunidades para el éxito de la empresa en las relaciones públicas. 

El Planeta (Sostenibilidad)

  • Medio ambiente

Nuestra empresa tiene como prioridad desarrollar todas sus actividades en pro de la naturaleza, gestionando el menor impacto posible en el medio ambiente de acuerdo con el desarrollo de nuestras operaciones.

 

De esta manera todos los colaboradores de la organización debemos adecuar comportamientos medioambientales en cumplimiento con las leyes y normas pertinentes, siendo responsabilidad de todos los colaboradores reportar cualquier riesgo ambiental identificado a la presidencia de la compañía. 

 

En ese orden de ideas:

  • Tomamos las medidas necesarias para prevenir accidentes ambientales originados en nuestras operaciones.
  • Reconocemos las conductas de uso consciente de los recursos y evitamos aquellos consumos que no sean fundamentales para nuestro actuar.

 

  • Crecimiento económico

En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. trabajamos por ser reconocidos en el medio por nuestra seriedad y cumplimiento en los negocios, por nuestro aporte al desarrollo de las regiones donde participamos y por la satisfacción de nuestros clientes, empleados y proveedores.

 

  • Bienestar Social


  • Promocionamos las acciones socialmente responsables con los grupos de interés externos e incorporamos las prácticas de responsabilidad social con los grupos de interés internos.
  • Ofrecemos a los contratistas, proveedores y demás grupos de interés, espacios de inducción o participación en actividades que involucren aspectos de seguridad, salud y ambiente.
  • Difundimos el respeto por los principios a todos los niveles de la organización asegurando su comprensión y cumplimiento.
  • Cuidamos de nuestro talento, entregando espacios seguros y de desarrollo personal y profesional.

 

Adopción de Políticas y Normas Internas

En el presente programa se detalla el contenido y directrices de las siguientes políticas:

 

  • Políticas para la prevención y gestión del riesgo de Corrupción y Soborno Transnacional
  • Con la finalidad de mitigar el riesgo de Soborno Transnacional y la Corrupción, a continuación, se establecen los lineamientos adoptados por la empresa, que buscan el desarrollo eficiente, efectivo y oportuno sobre la administración del Programa de Transparencia y Ética Empresarial buscando tomar las mejores decisiones ante la eventual materialización de estos.
  • No se pagará sobornos, dádivas, ni coimas, bajo ningún concepto. Esto es aplicable igualmente a cualquier persona que represente a la empresa e involucre a funcionarios públicos nacionales o extranjeros, colaboradores, clientes, contratistas, proveedores, aliados y todas las demás contrapartes. 
  • Se cumplirá categóricamente con los procedimientos de debida diligencia dispuestos por Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S.  en relación con colaboradores, clientes, proveedores, aliados de negocio, accionista o cualquier otra contraparte. 
  • Se prohíben todas las conductas enfocadas en ocultar, cambiar, omitir o tergiversar registros contables para ocultar actividades antiéticas que no reflejen la naturaleza de la transacción registrada.
  • No se otorgará o recibirá donaciones que no cuenten con el procedimiento indicado para ello, así como no se realizarán pagos de facilitaciones de ningún tipo. 
  • No se entregará bajo ningún concepto dinero o cualquier otro equivalente en especie, si las mismas no corresponden a obligaciones que representen el giro ordinario de las actividades de la empresa o no cuenten con el procedimiento indicado para ello.
  • Se contribuirá en todos los casos a que la información que se registre sea precisa, oportuna, completa y que su mantenimiento se lleva a cabo conforme a los procedimientos internos dispuestos por la entidad. 
  • Se realizará auditoría mínimamente anual de cumplimiento al Programa de Transparencia y Ética empresarial por parte del Oficial de Cumplimiento. Lo anterior, con el fin de medir la eficacia y eficiencia de este.
  • Se entenderán como factores generadores del riesgo de corrupción, soborno y soborno transnacional las contrapartes o terceros (Colaboradores, clientes, proveedores nacionales/internacionales, contratistas, accionistas, aliados de negocio), así mismo, la empresa partirá de un análisis del contexto interno y externo para poder identificarlos. 
  • La identificación de los riesgos se llevará a cabo a través de un proceso de conocimiento y evaluación, definiendo metodologías, técnicas, herramientas y fuentes de información. 
  • Los riesgos, los factores generadores del riesgo y los controles para la mitigación del riesgo serán incluidos en la matriz de riesgo.
  • La calificación de los riesgos se mide atendiendo a su probabilidad de ocurrencia y la gravedad del impacto que generaría el evento en materia económica y reputacional para la empresa. 
  • Todos los procedimientos partirán del precepto de la debida diligencia, por lo tanto, no se realizará ningún proceso sin el cumplimiento de los requisitos exigidos para el mismo y se analizará la información entregada por las contrapartes. 
  • Los controles implementados buscan mitigar que se le genere la probabilidad de ocurrencia y/o impacto del riesgo a causa de la corrupción y soborno transnacional. 
  • Los controles para la mitigación del riesgo tendrán un seguimiento y monitoreo periódico, con el fin de lograr la efectiva y oportuna implementación.
  • Se asignan responsabilidades y procesos, estableciendo responsables y áreas encargadas de ejecutarlas. 
  • Será responsabilidad de todos los colaboradores y miembros de la empresa identificar los riesgos relacionados con corrupción y soborno transnacional, y reportarlos al Oficial de Cumplimiento.
  • Será responsabilidad de todos los colaboradores cumplir los procedimientos establecidos para prevenir y controlar conductas por actos de corrupción y soborno transnacional.
  • Se capacitará a los colaboradores, directores y demás partes de interés con el fin de generar cultura organizacional. 
  • Se colaborará con las autoridades competentes a través de la entrega de la información requerida.

 

  • Política de Remuneraciones y Comisiones

En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S., todas las personas reciben una remuneración y/o comisión justa y equitativa independientemente de su género o raza. El pago de los salarios se hace de manera oportuna y se respetan todas las prestaciones y seguridad sociales. La remuneración es proporcional a la contribución individual y se ajusta de manera anual conforme a los resultados de la entidad. 

  1. La organización cuenta con una escala salarial clara y transparente para los colaboradores, basada en el mercado laboral y en la experiencia y habilidades necesarias para cada puesto.
  2. Se evalúa el desempeño de los colaboradores de manera objetiva.
  3. Se garantiza la igualdad salarial entre hombres y mujeres, y para personas de diferentes etnias o razas.
  4. Únicamente se brindan comisiones que se encuentren previamente definidas en los contratos laborales y/o contratos comerciales, bajo la aprobación de la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, o de la Presidencia.
  5. Procedimiento de entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros

En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. no utilizamos los pagos, regalos, beneficios y cortesías para influir en sus decisiones. 

El procedimiento de entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios se establece así:

Regalos o beneficios de terceros a colaboradores de Interllantas:

Los colaboradores podrán recibir regalos de terceros, siempre y cuando estos no superen el valor de ½ SMMLV Colombianos, estos regalos o beneficios no pueden ser utilizados para influir indebidamente en los procesos de toma de decisiones de colaboradores ni generen algún tipo de conflicto de interés.

Los colaboradores podrán recibir regalos de terceros, entre ½ SMMLV y 3 SMMLV Colombianos reportándolo expresamente al oficial de cumplimiento al correo oficialdecumplimiento@grupointer.co, estos regalos o beneficios no pueden ser utilizados para influir indebidamente en los procesos de toma de decisiones de colaboradores ni generen algún tipo de conflicto de interés.

Los colaboradores podrán recibir regalos de terceros, mayores a 3 SMMLV Colombianos solicitando autorización al Representante legal y notificando expresamente al oficial de cumplimiento al correo oficialdecumplimiento@grupointer.co estos regalos o beneficios no pueden ser utilizados para influir indebidamente en los procesos de toma de decisiones de colaboradores ni generen algún tipo de conflicto de interés.

Regalos o beneficios de colaboradores de Interllantas a terceros:

Únicamente se podrán brindar regalos o beneficios a terceros que se encuentren dentro de lo establecido en los presupuestos de la compañía, los cuales son presentados y aprobados en el plan estratégico por parte de la Asamblea General de Accionistas, Presidencia y Vicepresidencia. 

Regalos o beneficios de Interllantas a sus Colaboradores:

Comercializadora Internacional de Llantas podrá brindar a sus colaboradores con ocasión de festividades especiales y en general de acuerdo con lo que definan sus accionistas, representantes legales, Gerencias Comerciales y Gerencia de Gestión Humana.

Los colaboradores deberán tener en consideración los siguientes aspectos al momento de entregar o recibir algún regalo o beneficio: 

La intencionalidad del regalo debe estar asociada a fortalecer la relación comercial. Por ningún motivo, deberá asociarse a generar un vínculo personal.

  • El regalo o beneficio debe ser ofrecido y/o recibido desde la buena fe de quien lo ofrece.
  • El recibimiento o entrega de un regalo debe realizarse abiertamente y con absoluta transparencia.
  • Recibir y/o entregar un regalo no debe comprometer a la empresa ni a sus destinatarios a recibir o dar un trato preferente.
  • El recibir o entregar un regalo no debe ser una práctica frecuente respecto a los mismos destinatarios.
  • Bajo ningún escenario se podrá solicitar a los clientes algún tipo de comisión, liga, entre otros nombres, por la correcta realización de las funciones. 

 

  • Procedimiento de donaciones 

Se permitirá efectuar donaciones de caridad en dinero o en especie siempre que estas estén destinadas al apoyo de proyectos propuestos por entidades públicas o privadas, nacional o extranjera, por organizaciones sin ánimo de lucro o comunidades religiosas que tengan un fin lícito, que se encuentren debidamente autorizados y constituidos; siempre y cuando sean aprobados previamente por el representante legal y se dejen soportadas en los registros contables y en la certificación del tercero. 

Adicionalmente, se deberá crear al tercero “Donatario” y verificarlo de conformidad con los procesos de creación de terceros (asociados de negocio). 

Así mismo, las donaciones pueden ser proporcionadas para eventos de naturaleza social, destinadas a instituciones educativas públicas, grupo específico de personas, tales como las fundaciones, asociaciones y corporaciones.

Para la aprobación de las donaciones, se deberá presentar solicitud escrita indicando identidad del beneficiario, el monto y el fin para el cual se pretende destinar la donación, esta solicitud estará sometida a evaluación y aprobación por parte del Representante Legal.

La evaluación de la donación se basará en criterios de razonabilidad y buena fe, en pro del cumplimiento de las garantías y proceso específico de autorización, requerimientos de registro y documentación, así como límites económicos específicos. 

Todas las donaciones realizadas quedan soportadas en el acta de entrega, previa verificación por parte del Oficial de Cumplimiento de haber surtido el procedimiento de vinculación de contrapartes y procedimiento de Debida Diligencia para el conocimiento de la entidad respectiva, revisando que se cumpla con la presente política y con los aspectos tributarios los cuales serán validados conjuntamente por el área de tesorería y contabilidad.

  • Procedimiento de contribuciones políticas de cualquier naturaleza  

Se entiende por “contribuciones políticas” la entrega de sumas de dinero, objetos de valor pecuniario u otro beneficio a favor de un partido político, candidato político o de una campaña política; las contribuciones políticas en general se encuentran prohibidas. Sin embargo, en el supuesto de que Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S.  pretenda realizar alguna contribución deberán ser autorizadas sin excepción alguna por  el máximo Órgano Social y su decisión debe ser informada de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento, teniendo en cuenta que si los aportes superan un 2% de las sumas máximas a invertir por los candidatos, la compañía quedara inhabilitada para celebrar contratos con el estado de conformidad con el artículo 2 de la Ley 1474 de 2011 y atendiendo a que se deberá efectuar la debida diligencia de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST) correspondiente.

En este sentido, el Representante Legal presentará la petición a la Asamblea General de Accionistas para solicitar su autorización, y en caso de obtenerla se procederá con la verificación del tercero (debida diligencia y debida diligencia Sagrilaft).

  • Procedimiento de gastos de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje 

En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. se llevan a cabo gastos de representación, alimentación, hospedaje, viajes y viáticos, los cuales tendrán por finalidad satisfacer necesidades comerciales y administrativas, se encontrarán debidamente soportados y legalizados, razón por la cual no habrá lugar a gastos por rubros con una finalidad diferente.

Por lo tanto, siempre deberá seguirse lo dispuesto en el Procedimiento de Gastos de Viaje, el cual estipula las actividades de:

  1. Solicitud.
  2. Legalización.
  3. Legalización (Requisitos de Facturas).
  4. Legalización (Documentos Equivalentes).
  5. Deducción o Reintegro.
  6. Verificación y contabilización del gasto.
  7. Actualización del módulo cuentas por pagar.
  8. Elaboración de novedades para nómina y tesorería.
  9. Enviar novedades a Gestión Humana y Tesorería. 

 

  • Políticas contractuales de aplicación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial 

Todos los contratos o acuerdos suscritos por la empresa deben contener cláusulas, declaraciones o garantías sobre conductas antisoborno y anticorrupción. Será responsabilidad de la administración incluir en los mismos manifestación expresa por parte de las contrapartes de su obligación de cumplir con las normas frente al soborno y corrupción, y configurándola como causal de incumplimiento y terminación del contrato en caso de no ser acatado.

Se incluirá en los contratos y/o órdenes de compra, compromiso expreso por parte de los proveedores y/o contratistas, de implementar políticas frente al soborno transnacional y del mismo, se deberá dejar constancia determinando los medios utilizados para este fin. 

Es responsabilidad de todos los empleados, velar por el cumplimiento de esta disposición y deberán validar previo a la suscripción del contrato, la existencia de éstas dentro del contrato o acuerdo, y notificar al área respectiva en caso de omitirse.

  • Política para la ejecución de contratos, trámites y procesos de licitación con el Estado

Todos los colaboradores que representen a Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S.  ante el Estado, deben dar cumplimiento a las políticas indicadas en el presente documento, de manera especial la prohibición de realizar pagos de facilitación, mediante el ofrecimiento de dinero, objetos de valor a autoridades y funcionarios públicos, ya sea para influenciar o no alguna acción o decisión que deba ser tomada e impacte los intereses de la empresa.

Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. dará cumplimiento estricto a lo establecido en los contratos suscritos, previa verificación de las condiciones contractuales, por parte del área jurídica, que velará por que la empresa este en la capacidad de dar cumplimiento a las condiciones pactadas ya sea en la suscripción de contratos o en la participación de licitaciones públicas, soportando su ejecución mediante la suscripción de actas de entrega según se convenga.

Política de protección a denunciantes

Cualquier tipo de reporte a la línea de ética será conocido por el Oficial de Cumplimiento para garantizar el anonimato y la no retaliación a los reportantes. Para ello, en caso de que el Oficial de Cumplimiento evidencie que el reporte se encuentra relacionado con algún miembro de la Presidencia solicitará directamente presentar el caso a la Junta Directiva o al máximo órgano social en caso de no tener Junta Directiva. 

Si el reporte proviene de algún colaborador de la Empresa que hubiese sido contactado para cometer algún acto de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST), el Oficial de Cumplimiento podrá emitir recomendaciones de cumplimiento obligatorio, tales como sustituir al colaborador en la relación con el tercero, para salvaguardar su integridad o alguna otra medida que estime pertinente. 

En cualquier actuación siempre se respetarán los siguientes derechos a los deportantes/ denunciantes:

  1. Anonimato 
  2. Integridad 
  3. No discriminación 
  4. No retaliación 
  5. Buen trato 
  6. Buen nombre 
  7. Libertad de opinión o de expresión 

 

Adicionalmente, se cumplirán estrictamente la política de prevención de acoso laboral que la Empresa a dispuesto para ello.

Para lograr la protección de los denunciantes anónimos, Comercializadora Internacional de Llantas ha dispuesto de una línea telefónica, a la cual puede comunicarse cualquier persona interesada y reportar el mensaje que desee, sin la necesidad de identificarse, esta línea es monitoreada continuamente por el Oficial de Cumplimiento, quien garantiza la no retaliación y el correcto escalamiento para la investigación y adopción de medidas pertinentes.

Elementos del Programa de Transparencia y Ética Empresarial

Diseño y aprobación

El programa contiene procedimientos encaminados al funcionamiento de las políticas que permitan identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción, soborno y soborno transnacional.

Lo anterior, con fundamento en la identificación y evaluación exhaustiva de los riegos de corrupción y soborno que deban ser mitigados, y en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para la correcta puesta en marcha del programa.

Etapas del Programa de Transparencia y Ética Empresarial

  • Identificación de riesgos de Corrupción/Soborno Transnacional (C/ST)

En esta etapa se realiza la identificación de posibles escenarios de riesgo asociados a corrupción y/o soborno transnacional que puedan surgir directa o indirectamente del relacionamiento o negociación indistintamente de la contraparte asociada de conformidad con las características de Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. 

 

  • Identificación de los factores de riesgo Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST)

En la identificación de riesgos se realiza la creación de una matriz de riesgos como una herramienta que nos permitirá identificar, medir, controlar y monitorear los escenarios de riesgo a los que se encuentra expuesta la empresa, de acuerdo con el contexto interno y externo de esta. 

Los factores de riesgo que, de acuerdo con la práctica internacional, tienen una mayor posibilidad de acaecimiento son:

 

  • Riesgo país: 

La lucha contra el soborno transnacional es un desafío global que requiere del compromiso de todos los actores económicos y las empresas que operan en diferentes países, se enfrentan a la ausencia de una administración de justicia independiente y eficiente, un alto número de funcionarios públicos cuestionados por prácticas corruptas, la inexistencia de normas efectivas para combatir la corrupción y la carencia de políticas transparentes en materia de contratación pública e inversiones internacionales. 

Razón por la cual, el relacionamiento con naciones de altos índices de percepción de corrupción o la realización de operaciones a través de sociedades subordinadas en países que sean considerados como paraísos fiscales, originan la necesidad de implementar medidas para prevenir y detectar cualquier tipo de prácticas corruptas, contribuyendo así a la transparencia y al desarrollo sostenible.

 

  • Riesgo sector económico:

El Soborno Transnacional es una amenaza para las empresas que operan en el mercado global, configurándose como un delito que puede tener consecuencias legales, financieras y reputacionales para las empresas involucradas. Sin embargo, hay ciertas actividades económicas que presentan una mayor exposición al riesgo, debido a su naturaleza intrínseca y a las interacciones que conllevan a la obtención de permisos, licencias y/o autorizaciones, a la contratación pública, las inversiones en países con alto índice de percepción de corrupción o con marcos regulatorios débiles, entre otros.

  • Riesgos de terceros

La participación de intermediarios o terceros en las operaciones comerciales como celebración de negocios o transacciones internacionales puede representar diversos riesgos para las empresas involucradas, en tanto: 

  • Pueden actuar como una capa adicional que dificulte la identificación de los verdaderos beneficiarios finales del negocio. 
  • La empresa puede llegar a ser responsable de las acciones del intermediario o tercero, si esté último actúa en su nombre. 
  • Los intermediarios pueden buscar la obtención de un provecho propio, aprovechándose de la poca familiaridad de la empresa con el mercado internacional.

 

Otros

En todo caso, pueden existir factores de riesgos adicionales a los descritos anteriormente, por lo que es esencial realizar una evaluación detallada de los Riesgos C/ST, de manera periódica, informada y documentada.

De los anteriores factores de riesgo para cada área se realizan a través de las acciones de debida diligencia y auditoría de cumplimiento que facilitan a la alta dirección la toma de decisiones que modifican las políticas establecidas y el programa de transparencia y ética empresarial cuando las condiciones así lo requieran, los controles de estos factores se describen en la matriz de riesgos de la empresa.

 

  • Metodología

Las metodologías de identificación de riesgos utilizadas se basan en los métodos establecidos en la norma ISO 31000 y la segmentación de factores de riesgo, conforme se detalla en el procedimiento para la gestión de riesgos. 

 

  • Medición o evaluación del riesgo de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST) 

Luego de identificar los riesgos y las fuentes de estos, se establecerán las medidas que permitan a la empresa mitigar la materialización de los mismos, además de, establecer los mecanismos para la evaluación y medición de los riesgos corrupción / soborno transnacional identificados de acuerdo a lo definido en el Procedimiento para la gestión de riesgos.

 

  • Control y monitoreo de las políticas de cumplimiento y Programa De Transparencia Y Ética Empresarial (PTEE)

Conforme a la identificación y medición de los eventos de riesgo inherente se establecen uno  mecanismos y/o controles, los cuales se traducen en la disminución de la posibilidad de ocurrencia y el impacto en caso de materializarse, el cual se reflejará en el resultado del valor del riesgo residual; anualmente se establecerá un plan de auditoría y control que permita verificar la efectividad de los controles establecidos y se ajustará acorde a los cambios efectuados por la empresa, ya sea por las mismas dinámicas del mercado o porque se evidencie la necesidad de reforzar alguna medida. }

 

Monitoreo y Revisión del Riesgo 

En esta etapa de aplica un seguimiento continuo del Programa, con la finalidad de evaluar la efectividad y eficiencia de los controles, asegurando que sean integrales y apliquen a cada uno de los riesgos identificados.

Esta etapa sirve para identificar cambios en el contexto interno y externo que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos. Adicionalmente se logran captar aprendizajes de las situaciones materializadas o cuasi materializadas para hacer los ajustes que correspondan en las políticas, procesos y controles de Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S.

 

Matriz de riesgo

Todas las etapas mencionadas anteriormente se documentarán conforme a la Matriz de Riesgos de Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST) de la empresa, la cual debe tener la última fecha de modificación y el desarrollo de los temas aquí establecidos en el presente Programa. 

 

La matriz de riesgos se actualizará conforme a la introducción de nuevos negocios, productos, canales y jurisdicciones de operación, mínimo una vez al año.

 

Asignación de funciones y responsabilidades 

  • Junta Directiva y/o máximo Órgano Social en caso de ausencia de Junta Directiva:

 

  • Expedir y definir la política de cumplimiento. 
  • Asumir un compromiso dirigido a la prevención de los Riesgos Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST), de forma tal que la empresa pueda llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta.
  • Liderar una estrategia de comunicación y pedagogía adecuada para garantizar la divulgación y conocimiento eficaz de las Políticas de Cumplimiento y del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) a los Empleados, Asociados, Contratistas (conforme a los Factores de Riesgo y Matriz de Riesgo) y demás partes interesadas identificadas.
  • Revisar los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando constancia en la respectiva acta.
  • Aprobar el documento y las actualizaciones que contemple el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).
  • Asegurar el suministro de los recursos económicos, humanos y tecnológicos que requiera el oficial de cumplimiento para el cumplimiento de su labor. 
  • Definir el perfil del oficial de cumplimiento conforme a la política de cumplimiento.
  • Ordenar las acciones pertinentes contra los asociados que tengan funciones de dirección y administración en la empresa, los empleados y administradores, cuando cualquiera de los anteriores infrinja lo previsto en el programa de ética empresarial.
  • Designar el oficial de cumplimiento.

 

  • Representante legal

 

  • Presentar con el oficial de cumplimiento, para aprobación del máximo Órgano Social, la propuesta del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). Velar porque el PTEE se articule con las Políticas de Cumplimiento adoptadas por el máximo Órgano Social en caso de ausencia de Junta Directiva.
  • Velar porque el PTEE se articule con las Políticas de Cumplimiento adoptadas por el máximo órgano social.
  • Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento en el diseño, dirección, supervisión y monitoreo del PTEE. 
  • En caso de ausencia de la Junta Directiva y/o máximo Órgano social, el representante legal propondrá la persona que ocupará la función de Oficial de Cumplimiento, para la designación por parte del máximo órgano social.
  • Asegurar que las actividades que resulten del desarrollo del PTEE se encuentran debidamente documentadas, de modo que se permita que la información responda a unos criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad. Los soportes documentales deberán conservarse de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, o la norma que la modifique o sustituya.
  • Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en la Circular Externa 100-000011 del 09-08-2021 o cualquier otra norma que lo modifique o lo sustituya, cuando lo requiera esta Superintendencia.

 

  • Oficial de cumplimiento


  • Designación, aprobación y nombramiento del oficial de cumplimiento

El Máximo Órgano Social, deberá realizar la designación del oficial de cumplimiento, quien deberá informar por escrito a la Superintendencia de Sociedades, dirigido a la Delegatura de asuntos económicos y societarios, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la designación. 

La empresa deberá mantener actualizada la información del oficial de cumplimiento. Para tal fin, si hubiese alguna modificación, se deberá informarle por escrito a la Superintendencia de Sociedades dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la modificación.

  • Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento.

 

    • Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el riesgo corrupción / soborno transnacional y tener comunicación directa con, y depender directamente de la junta directiva y/o máximo Órgano Social en caso de ausencia de Junta Directiva.
  • Contar con los conocimientos suficientes en materia de administración de riesgo corrupción / soborno transnacional y entender el giro ordinario de las actividades de la empresa.
  • Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST) y el tamaño de la empresa.
  • No pertenecer a la administración, a los órganos sociales o pertenecer al órgano de revisoría fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la empresa.
  • Cuando el oficial de cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa, esta persona natural puede estar o no vinculada a una persona jurídica.
  • No fungir como oficial de cumplimiento, principal o suplente, en más de diez (10) empresas. Para fungir como oficial de cumplimiento de más de una Empresa(i) el oficial de cumplimiento deberá certificar; y (ir) el órgano que designe al oficial de cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en empresas que compiten entre sí.
  • Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las sociedades que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de sociedades que lo conformen.
  • Estar domiciliado en Colombia.
  • Tener un título profesional
  • No encontrarse inmerso en una causal de inhabilidad o incompatibilidad para el desarrollo de su cargo.


  • Inhabilidades e incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento

 

Incompatibilidades

  • Pertenecer a los órganos directivos, comerciales de revisoría fiscal o áreas de auditoría.

 

Inhabilidades

 

  • Ser propietario o accionista de empresas de clientes o proveedores Core de negocio que genere conflicto de intereses y no permita el asesoramiento imparcial.
  • No puede tener vinculo de consanguinidad hasta segundo grado o primero de afinidad con ninguno los miembros de la Junta Directiva o máximo órgano social en caso de no contar con una, Asamblea de Accionistas o presidencia. 

 

  • Funciones y responsabilidades 

 

  • Presentar con el representante legal, para aprobación del máximo Órgano Social, la propuesta del PTEE. 
  • Presentar, por lo menos una vez al año, informes al máximo Órgano Social Como mínimo, los reportes deberán contener una evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del PTEE y, de ser el caso, proponer las mejoras respectivas. Así mismo, demostrar los resultados de la gestión del Oficial de Cumplimiento y de la administración de la empresa, en general, en el cumplimiento del PTEE. 
  • Velar porque el PTEE se articule con las Políticas de Cumplimiento adoptada por la junta directiva y/o máximo Órgano Social en caso de ausencia de Junta Directiva. 
  • Velar por el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del PTEE. 
  • Implementar una Matriz de Riesgos y actualizarla conforme a las necesidades propias de la empresa, sus Factores de Riesgo, la materialidad del Riesgo Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST) y conforme a la Política de Cumplimiento; 
  • Definir, adoptar y monitorear acciones y herramientas para la detección del Riesgo C/ST, conforme a la Política de Cumplimiento para prevenir el Riesgo Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST) y la Matriz de Riesgos;
  • Garantizar la implementación de canales apropiados para permitir que cualquier persona informe, de manera confidencial y segura acerca de incumplimientos del PTEE y posibles actividades sospechosas relacionadas con Corrupción; 
  • Verificar la debida aplicación de la política de protección a denunciantes que la Entidad Obligada haya establecido y, respecto a empleados, la política de prevención de acoso laboral conforme a la ley; 
  • Establecer procedimientos internos de investigación en la empresa para detectar incumplimientos del PTEE y actos de Corrupción; 
  • Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación; 
  • Verificar el cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia aplicable a la Entidad Obligada; 
  • Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del Riesgo Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST); 
  • Diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del Riesgo Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST) que formarán parte del PTEE; y 
  • Realizar la evaluación del cumplimiento del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) y del Riesgo Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST) al que se encuentra expuesta la Entidad Obligada.
  • Obligación de reportar cualquier conducta que pueda ser constitutiva de un presunto delito en Colombia ante las Autoridades Correspondientes.

 

  • Consideraciones respecto del Oficial de Cumplimiento Suplente

De conformidad con la normatividad vigente no es obligatorio el nombramiento de un Oficial de Cumplimiento Suplente, sin embargo, la empresa ha analizado la continuidad de las funciones propias del Oficial de Cumplimiento y considera razonablemente que, en caso de alguna ausencia temporal del Oficial de Cumplimiento titular, garantiza la continuidad del actual programa por medio de su Oficial de Cumplimiento Suplente.

  • Revisoría Fiscal

El revisor fiscal deberá denunciar antes las autoridades competentes cualquier acto de Corrupción que conozca en desarrollo de sus funciones. De hecho, el artículo 32 de la Ley 1778 de 2016, que adiciona el numeral 5º del artículo 26 de la Ley 43 de 1990, les impone a los revisores fiscales la obligación expresa de denuncia ante las autoridades penales, disciplinarias y administrativas, por la presunta realización de delitos, que detecte en el ejercicio de su cargo, aún, a pesar del secreto profesional, en los siguientes términos: 

“5. Los revisores fiscales tendrán la obligación de denunciar ante las autoridades penales, disciplinarias y administrativas, los actos de corrupción, así como la presunta realización de un delito contra la administración pública, un delito contra el orden económico y social, o un delito contra el patrimonio económico que hubiere detectado en el ejercicio de su cargo. También deberán poner estos hechos en conocimiento de los órganos sociales y de la administración de la sociedad. Las denuncias correspondientes deberán presentarse dentro de los seis (6) meses siguientes al momento en que el revisor fiscal hubiere tenido conocimiento de los hechos. Para los efectos de este artículo, no será aplicable el régimen de secreto profesional que ampara a los revisores fiscales”. 

 

En cumplimiento de su deber, el revisor fiscal, debe prestar especial atención a las alertas que pueden dar lugar a sospecha de un acto relacionado con un posible acto de Corrupción. 

 

Debido a la diferencia de las funciones que corresponden al revisor fiscal, al representante legal y al Oficial de Cumplimiento, no se deberá designar al revisor fiscal o al representante legal como Oficial de Cumplimiento.

 

  • Directivos:

 

  • Conocer el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) y el manual de políticas corporativas, así como suscribir la carta compromiso de cumplimiento con sus disposiciones cada vez que se presente una modificación.
  • Ser ejemplo de actuación de los principios que promueve el presente programa dando testimonio con su comportamiento y decisiones en su actuar cotidiano.
  • Asegurarse que todos los colaboradores de las empresas de Comercializadora Internacional de Llantas conozcan y cumplan con el Programa de Transparencia y Ética Empresarial. 
  • Apoyar a sus colaboradores inmediatos para aclarar dudas o comentar y resolver las dificultades que se presenten en la interpretación de este Programa, o en su aplicación.
  • Reportar cualquier posible violación al Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
  • Obligación de reportar cualquier conducta que pueda ser constitutiva de un presunto delito en Colombia ante las Autoridades Correspondientes.

 

  • Colaboradores

 

  • Reportar al Oficial de Cumplimiento las operaciones inusuales o sospechosas, que identifiquen en el desarrollo de sus funciones.
  • Facilitar al Oficial de Cumplimiento, la información requerida, de forma oportuna, para reportar periódicamente operaciones inusuales.
  • Fomentar la implementación de una cultura ética y de gestión del riesgo Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST).
  • Identificar en el relacionamiento con los proveedores, clientes, trabajadores, accionistas, miembros de junta y demás contrapartes con las que se vincule la empresa, situaciones, conductas o documentos que puedan evidenciar riesgos Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST).
  • Realizar el respectivo reporte al Oficial de Cumplimiento de las conductas o situaciones inusuales que identifique en el desarrollo de sus funciones o procesos. 
  • Asistir a las capacitaciones y demás actividades comprendidas dentro del Plan de Formación. 
  • Realizar sus labores con un enfoque en gestión del riesgo, asegurando su compromiso de anteponer el cumplimiento de las normas, la ética, los principios y valores corporativos al logro de las metas comerciales.
  • Dar cumplimiento a los lineamientos y procedimientos consagrados dentro del Programa.
  • Obligación de reportar cualquier conducta que pueda ser constitutiva de un presunto delito en Colombia ante las Autoridades Correspondientes.

 

  • Gestión humana:

 

  • Incluir en los programas de inducción corporativa y capacitación, los temas contenidos en el Programa de Transparencia y Ética Empresarial y dejar evidencia de que los colaboradores si participaron.
  • Difundir el Programa de Transparencia y Ética Empresarial entre el personal mediante la intranet corporativa y cualquier otro medio disponible.
  • Fomentar un ambiente de respeto mutuo y cumplir con las leyes, políticas y reglamentos y regulaciones establecidos.
  • Reportar cualquier posible violación al Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
  • Manejar los procesos de selección y contratación del personal de la empresa.
  • Cumplir con los procedimientos internos de selección y vinculación de personal en lo relacionado con el conocimiento de los empleados.
  • Efectuar los procesos sancionatorios por acciones u omisiones de los empleados que violen las políticas de la empresa.
  • Abstenerse de realizar la vinculación de un nuevo empleado que cuente con antecedentes penales sobre delitos relacionados con Corrupción y Soborno Transnacional.
  • Obligación de reportar cualquier conducta que pueda ser constitutiva de un presunto delito en Colombia ante las Autoridades Correspondientes.

Adopción de controles del Riesgo de Soborno Transnacional y Corrupción

 

Procedimiento de Debida Diligencia

 

Es un proceso orientado a suministrar los elementos necesarios para identificar y evaluar los riesgos de corrupción y soborno transnacional a los que podría estar expuesta la empresa con la persona natural o jurídica con la que se establezca cualquier tipo de relación comercial, contractual, laboral, y en general de cualquier índole. 

La Debida Diligencia se realizará en atención de los contratos, el monto de la remuneración, los contratistas, países en donde se realicen las actividades, negociaciones o transacciones, pero, con la connotación de prevenir y evitar que la empresa sea utilizada como medio para realizar u ocultar pagos directos o indirectos relacionados con sobornos o dádivas a servidores públicos nacionales o servidores públicos extranjeros en el ejercicio de una relación contractual o jurídica con una persona o entidad estatal en el contexto de negocios o transacciones internacionales o nacionales. 

 

Este procedimiento deberá realizarse al inicio de cada negociación o vinculación con todas las contrapartes, lo cual implicará la revisión sobre aspectos legales, contables, financieros y la verificación del buen crédito y/o reputación a las contrapartes activas.

 

Para ello, la contraparte deberá diligenciar el formulario de vinculación de Clientes y Proveedores, en el cual se tiene acceso a datos del tercero que permitirán investigarlo en temas reputacionales, buen nombre y comportamiento, así como también, la divulgación de nuestro Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) y el compromiso con las buenas prácticas de la Empresa. 

 

Posteriormente se verificará la información de la documentación entregada y finalmente se consultará a la contraparte por medio de un motor de búsqueda de listas restrictivas, fuentes de datos abiertos, noticias reputacionales, PEPS y procesos judiciales, entre otras. 

 

El procedimiento de Debida Diligencia será adelantado en la empresa a través de los colaboradores designados para la creación de la contraparte y el Oficial de Cumplimiento, a quienes se les brindará la formación, conocimientos y recursos humanos y tecnológicos respectivos que les permitan recaudar la información acerca de los antecedentes comerciales, reputacionales y sancionatorios en asuntos administrativos, penales o disciplinarios que hayan afectado, afecten o puedan llegar a afectar a las personas objeto de consulta, y, que garanticen su buen funcionamiento. 

 

Las actividades de debida diligencia deberán ser de fácil acceso y entendimiento para los empleados encargados y el Oficial de Cumplimiento, los soportes de dicho proceso deberán conservarse en la respectiva carpeta en el drive, de cada contraparte en donde constará la documentación relacionada con la negociación o relación contractual, al igual que la consulta realizará a través del motor de búsqueda contratado por la empresa para ello.

 

En los eventos en que se requiera efectuar remuneración alguna a contratistas o servidores públicos, el Oficial de Cumplimiento con apoyo del área de tesorería, supervisará la transacción en aras de evitar el ocultamiento de pagos disimulados, soborno o dádivas.

 

Control y supervisión de las Políticas de cumplimiento y El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)

 

El control y supervisión del PTEE permite realizar un seguimiento a la efectividad de los procedimientos de prevención de prácticas corruptas y soborno transnacional, de esta manera se miden la efectividad de los controles y los niveles de exposición residual, por medio de auditorías, las cuales quedarán debidamente documentadas, información suministrada por los colaboradores y la realización de encuestas anuales a los empleados y contratistas con el fin de verificar la efectividad del Programa. 

 

Esta etapa permite la detección de posibles incumplimientos al PTEE y de esta manera actualizar el programa como mínimo una vez cada dos años o cuando en el ejercicio de identificación, evaluación, medición y control del riesgo se identifican circunstancias que ameriten modificar el Programa.

 

Conflicto de intereses

Se entiende como conflicto de intereses, toda situación en la cual una persona antepone sus intereses personales o económicos a los de la organización, influyendo en el desempeño de sus deberes y responsabilidades asignadas. 

 

Es por ello que, cuando los administradores y trabajadores se encuentran en una situación de conflicto de interés o cuando en razón de sus funciones, deban tomar una decisión o realizar u omitir una acción ante la cual se encuentre en la posibilidad de escoger entre el interés de la Empresa y el interés propio o el de un tercero, de manera que, de optar por cualquiera de estos dos últimos, estaría comprometiendo su objetividad o independencia, deberán solucionarse y regirse por los principios de lealtad, abstención, confidencialidad y el deber de informar.

 

Cada integrante de Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. actuará en el cumplimiento de las funciones que les son asignadas de una manera imparcial. A su vez, deberá evitar comportamientos que impliquen tratamientos privilegiados o discriminatorios, o que sean contrarios a la verdad de los hechos, o que le representen beneficios personales directos o indirectos. 

 

En cualquiera de los eventos mencionados anteriormente, la persona que tenga conocimiento deberá dar a conocer a la empresa, a través del Oficial de Cumplimiento de forma inmediata y de manera completa, el asunto que da lugar al conflicto efectivo o potencial, evitando favorecer cualquier interés propio o de terceros, sean o no sus parientes, independientemente de que la Compañía obtenga o no un beneficio.

 

En el evento en que algún directivo o colaborador advierta un conflicto de interés por parte del Oficial de Cumplimiento, el mismo deberá escalarse ante el Máximo Órgano Social, quienes deberán decidir sobre el conflicto de interés y tomar todas las medidas y acciones correspondientes.

 

Para no generar situaciones de conflicto de intereses, todos los colaboradores de la empresa deben actuar con honestidad, ética y lealtad, buscando siempre la protección de los intereses de la empresa, razón por la cual no se permiten las siguientes acciones:

 

  • Vincular a familiares salvo autorización previa de la vicepresidencia administrativa y financiera.

 

  • Ofrecer a terceros o subalternos beneficios que no se encuentran autorizados, aprovechando el cargo o posición dentro de la organización.

 

  • Participar o desarrollar negocios que compitan o interfieran directa o indirectamente con la organización.

 

  • Tomar provecho del puesto o posición en la empresa para obtener beneficios personales, incluyendo a miembros de la familia o terceras personas. 

 

  • Ningún colaborador de Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. ni sus familiares hasta segundo grado de consanguinidad o primer grado de afinidad, podrán ser proveedores o contratistas, por lo cual, en caso de presentarse dicha situación, el colaborador deberá informar inmediatamente a la vicepresidencia administrativa y financiera para validar la información y tomar una decisión acerca de la pertinencia o no de dicha relación.

 

Cualquier duda, inquietud o denuncia con relación a una situación de conflicto de intereses real o potencial, deberá ser comunicada a la gerencia de gestión humana y a la vicepresidencia administrativa y financiera por medio de comunicación escrita, y debe ser manejada éticamente por los colaboradores de acuerdo con lo establecido en el presente programa y el reglamento interno de trabajo, siendo las conductas asociadas sancionadas con la suspensión y/o terminación de contrato con justa causa.

Mecanismos para Reportar

 

En Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. promovemos una comunicación abierta y honesta, donde todos los colaboradores y contrapartes tengan la oportunidad de reportar cualquier irregularidad que observen.

 

Todos los colaboradores tienen el deber y la responsabilidad de comunicar a la empresa cualquier sospecha o conocimiento de una posible infracción a la ley, los reglamentos, los principios, valores o normas del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), así como cualquier violación a las políticas empresariales o de cualquier caso de mala conducta.

 

Esperamos de todas nuestras contrapartes un compromiso real de comunicar, a través del correo de la Línea Ética o del Oficial de Cumplimiento, todo hecho o irregularidad que sea contraria al PTEE y la legislación vigente y que afecte o pueda lesionar los intereses de la empresa.

 

Línea de Ética

 

Es un mecanismo que la empresa pone a disposición con el fin de que reporten de manera confidencial y anónima conductas contrarias al PTEE, estableciendo todos los controles necesarios para que se conozcan por parte del Oficial de Cumplimiento, sin perjuicio alguno hacia la persona deportante, a su vez, gozando de total y absoluta reserva.

 

  • Las denuncias relacionadas con el incumplimiento del PTEE podrán ser reportadas por medio del correo electrónico oficialdecumplimiento@grupointer.co o al teléfono (+604) 444 66 46 y seguir las indicaciones.

 

Reporte de denuncias de Soborno Transnacional a la Superintendencia de Sociedades

 

La empresa se compromete con la promoción del canal de denuncias por soborno transnacional dispuesto por la superintendencia de sociedades, en el siguiente link:

https://www.supersociedades.gov.co/web/asuntos-economicos-societarios/denuncias-soborno-transnacional 

 

Reporte de denuncias de Corrupción a la Superintendencia de Sociedades

La empresa se compromete con la promoción del canal de denuncias por actos de Corrupción dispuesto por la Superintendencia de Sociedades, en el siguiente link:

https://www.supersociedades.gov.co/es/web/guest/denuncias-por-corrupcion

 

Señales de Alerta

Las señales de alerta de Riesgo Corrupción y/o el Riesgo de Soborno Transnacional (C/ST) pueden clasificarse por grupos, dependiendo de los vínculos, procesos de negociación, procesos de entrega, procesos de conocimiento de contrapartes, entre otros. Algunas de las señales de alerta en la compañía son:

  • En el análisis de los registros contables, operaciones o estados financieros:

 

  • Facturas que aparentemente sean falsas o no reflejen la realidad de una transacción o estén infladas y contengan exceso de descuentos o reembolsos.
  • Operaciones en el exterior cuyos términos contractuales son altamente sofisticados.
  • Operaciones que no tengan una explicación lógica, económica o práctica.
  • Operaciones que se salgan del giro ordinario del negocio.
  • Operaciones en las que la identidad de las partes o el origen de los fondos no es clara.
  • Bienes o derechos, incluidos en los estados financieros, que no tengan un valor real o que no existan.

 

  • En la estructura societaria o el objeto social:

 

  • Personas jurídicas con estructuras en donde existan fiducias nacionales o trust extranjeros, o fundaciones sin ánimo de lucro.
  • Personas jurídicas con estructuras de “off shore entities” o de “off shore bank accounts”.
  • Sociedades declaradas como proveedores ficticios por parte de la DIAN.
  • Personas jurídicas donde no se identifique el Beneficiario Final.

 

  • En el análisis de las transacciones o contratos:

 

  • Recurrir con frecuencia a contratos de consultoría, de intermediación y el uso de joint ventures.
  • Contratos con Contratistas o entidades estatales que den la apariencia de legalidad que no reflejen deberes y obligaciones contractuales precisas.
  • Contratos con Contratistas que presten servicios a un solo cliente.
  • Pérdidas o ganancias inusuales en los contratos con Contratistas o entidades estatales o cambios significativos sin justificación comercial.
  • Contratos que contengan remuneraciones variables que no sean razonables o que contengan pagos en efectivo.
  • Pagos a PEPs o personas cercanas a los PEPs.
  • Pagos a partes relacionadas (Asociados, Empleados, Sociedades Subordinadas, sucursales, entre otras) sin justificación aparente.

Régimen Sancionatorio

El incumplimiento de este Manual por parte de alguno de los altos directivos, asociados o integrantes de la empresa será evaluado y calificado. El incumplimiento podrá ser considerado como una falta grave que dará lugar a las sanciones establecidas en los contratos de trabajo y/o en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT). Así las cosas, la comprobación del incumplimiento podrá tener como consecuencia la terminación del contrato con justa causa sin derecho a indemnización, previo procedimiento disciplinario interno.

Este mecanismo sancionatorio se activará en caso de que alguno de los Altos Directivos, Empleados o Integrantes de las empresas: 

  • Realice alguna conducta contraria al presente Programa de Transparencia y Ética Empresarial y/o a las normas nacionales contra la corrupción o cualquier norma que la complemente, modifique o adicione.
  • Estén enterados de alguna conducta contraria al presente Programa o a las normas nacionales contra la Corrupción o cualquier norma que la complemente, modifique o adicione; e ignoren, toleren y/o consientan dichas conductas; y/o no la informen en tiempo.
  • No cumplan con sus funciones de acuerdo con el Programa de Transparencia y Ética Empresarial y Uso de Información Privilegiada. 

Es de vital importancia, el cumplimiento de lo establecido en el presente Programa, debido a que su incumplimiento puede generar acciones legales (penales, administrativas, etc.) en contra de la sociedad   y podrían hacerse extensivas a los dueños, administradores o funcionarios del negocio mediante sanciones, multas, inclusión en listas o bases de datos de organismos o autoridades, o medidas penales.

Procedimientos de archivo y conservación de documentos relacionados con negocios o transacciones Internacionales

Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S debe contar con procedimientos que permitan garantizar el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con el Sistema, lo cual garantiza la integridad, oportunidad, confiabilidad, disponibilidad y confidencialidad de esta.

Los procesos de la operación deben contar con el respectivo soporte, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Todo documento que acredite transacciones, negocios o contratos, constituye el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan adelantar las autoridades competentes y debe ser adecuadamente conservado.

Cualquier persona natural o jurídica que exija que el negocio o contrato se realice sin que medie el respectivo soporte o se altere el valor real para consignar otro distinto, configura una operación inusual y debe ponerse en conocimiento del Oficial de Cumplimiento por parte de los empleados, para su respectivo análisis.

Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S debe garantizar que los documentos relativos a la vinculación de clientes, proveedores y las demás partes de interés, la actualización de información, las debidas diligencias se conserven adecuadamente para cuando sean requeridos por investigaciones judiciales o entes de control.

Criterios para la conservación de documentos:

Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, y de conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, y las normas que la modifiquen o sustituya, Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S debe conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del LA/FT/FPADM, por un término no inferior a 10 años.

Actualización.

Este programa de transparencia y ética empresarial regirá desde su aprobación en la Junta Directiva en caso de existir, o por la Asamblea General de Accionistas, y deberá ser modificado cuando las circunstancias lo ameriten o como mínimo cada dos años.

Divulgación y Capacitación

La empresa dará a conocer el Programa de Transparencia y Ética Empresarial a sus accionistas, miembros de Junta Directiva y/o máximo Órgano Social en caso de ausencia de Junta Directiva, Altos Directivos, Administradores, Colaboradores, Contratistas, presidente, vicepresidente y Aliados estratégicos a través de los canales de comunicación establecidos.

La divulgación del Programa de Transparencia y Ética empresarial se debe realizar mediante la publicación en la intranet, correos electrónicos, la página web de la Compañía, y/o a través de carteleras en los centros de operación de la empresa, garantizando su acceso y conocimiento a todos los grupos de interés. 

Las capacitaciones a los trabajadores en esta materia se deben realizar por medio de plataformas digitales, y/o personalmente, desde el proceso de inducción y reinducción. 

Adicionalmente el oficial de cumplimiento realizará capacitaciones a todos los colaboradores y partes interesadas de la empresa cada que lo estime necesario y como mínimo una (01) vez al año y se realizará un plan de capacitación para los colaboradores se encarguen del proceso de compras internacionales.

El Programa se traducirá al idioma de Ingles con el objetivo de ser entendido y divulgado por todas las contrapartes con las que Comercializadora Internacional de Llantas S.A.S. se relacione en diferentes países en los cuáles su lenguaje oficial no sea el español.

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